מהו זיכרון ארגוני?
זיכרון ארגוני מתייחס למידע המאוחסן מההיסטוריה של הארגון שיכול לשמש כדי להשפיע על תהליכי קבלת החלטות
נוכחיים ועתידיים.
מידע זה יכול לכלול נתונים, מסמכים, מדיניות, נהלים וחוויות ותובנות שנצברו בעבר.
זיכרון ארגוני יכול להתקיים בצורות שונות, כגון:
תיעוד: נהלים כתובים, מדריכים ודוחות המתארים תהליכים ותוצאות פרויקט קודמות.
מאגרי מידע ומערכות מידע: מאגרים דיגיטליים המאחסנים נתונים על אינטראקציות עם לקוחות, עסקאות ופעולות.
שיטות עבודה ושגרה: דרכי עבודה מבוססות המשובצות בפעילות היומיומית של הארגון.
ידע תרבותי: נורמות, ערכים ואמונות המנחים התנהגות בתוך הארגון.
ידע עובדים: מיומנויות, חוויות ותובנות של עובדים בהווה ובעבר, שניתן לנצל אותם באמצעות אינטראקציה ישירה
או בעקיפין באמצעות תוכניות הכשרה והדרכה.
לזיכרון הארגוני תפקיד מכריע בלמידה והסתגלות, ומאפשר לארגונים להפיק תועלת מהצלחות ומכישלונות עבר,
לשמור על המשכיות לאורך זמן
למרות שינויים בכוח אדם ולשפר את היעילות על ידי הימנעות מאמצים מיותרים.
זה גם מציב אתגרים, כמו הסיכון להסתמך יתר על המידה על מידע מיושן או שיטות שאולי כבר לא יהיו יעילות בסביבה שונה.
סוגי זיכרון ארגוני
זיכרון ארגוני כולל מגוון אלמנטים, שלכל אחד מהם תפקיד מובהק באחסון והעברת הידע והחוויות של ארגון.
להלן כמה סוגים מרכזיים של זיכרון ארגוני:
זיכרון אישי
ידע סמוי: ידע שעובדים רוכשים עם הזמן, שלעתים קרובות קשה לבטא אותו אך חיוני לביצוע משימות.
ידע מפורש: ידע שעובדים תיעדו או יכולים לנסח ולשתף בקלות, כגון במדריכים או בדוחות.
זיכרון תרבותי
ערכים ואמונות: עקרונות מושרשים עמוקים המעצבים את ההתנהגות וההחלטות בארגון.
נורמות ואתיקה: קודים סטנדרטיים של התנהגות המשפיעים על האופן שבו עובדים מתקשרים ומטפלים במצבים.
זיכרון מבני
תפקידים והיררכיות: עמדות ומבנים מבוססים המכתיבים תהליכי עבודה ומסלולי קבלת החלטות.
פריסות פיזיות: הסדר של מרחבים פיזיים שיכולים להשפיע על תקשורת וזרימת עבודה בתוך ארגון.
זיכרון תהליכי
שגרות ונהלים: שיטות ונהלים מבוססים הסטנדרטים את הפעולות ומפחיתים את השונות בביצועים.
זרימות עבודה: רצפים של משימות שמתגבשות כדי להשיג יעילות ואפקטיביות בתפעול.
זיכרון ארכיון
מסמכים ורשומות: רשומות פורמליות של פעילויות קודמות, כגון דוחות פרויקטים, רשומות פיננסיות ותוכניות אסטרטגיות.
מאגרי מידע: אוספים מובנים של נתונים המאחסנים מידע קריטי מתפקידים שונים של הארגון.
זיכרון קולקטיבי
סיפורים ומיתוסים משותפים: נרטיבים המועברים דרך דורות של עובדים המגלמים את ערכי הארגון ואת ייעודו.
שיטות עבודה מומלצות: שיטות וטכניקות מוכחות המקובלות בארגון כדרך היעילה ביותר להשגת יעדים מסוימים.
מערכות ניהול זיכרון ארגוני
זיכרון ארגוני מתוחזק ומתאפשר לרוב על ידי מגוון פתרונות תוכנה, שנועדו ללכוד, לאחסן ולאחזר ידע ומידע.
להלן כמה תוכנות זיכרון ארגוני נפוצות:
מערכות ניהול מסמכים (DMS)
Microsoft SharePoint: פלטפורמה נפוצה לניהול מסמכים ושיתוף פעולה, המאפשרת לארגונים לאחסן מסמכים בצורה
מאובטחת ולהפוך אותם לנגישים בכל הארגון.
Google Workspace: מספקת כלים כמו Google Docs, Sheets ו-Drive ליצירת מסמכים, אחסון ושיתוף פעולה בזמן אמת.
מערכות ניהול ידע (KMS)
Confluence: מוצר אטלסיאן הפופולרי בזכות יכולותיו בניהול ידע ושיתוף פעולה בצוות, המאפשר למשתמשים ליצור,
לשתף ולנהל דפי תוכן.
מערכות תכנון משאבים ארגוניים (ERP)
SAP ERP: משלבת את כל היבטי הפעולה, כולל פיתוח, ייצור, מכירות ושיווק, מה שמסייע בשמירה על זיכרון ארגוני
מקיף מבחינת תפעול ועסקאות.
Oracle ERP Cloud: מציעה חבילת יישומים הכוללים פיננסים, ניהול פרויקטים, רכש ופונקציות אחרות של ניהול נתונים ברמה הארגונית.
מערכות ניהול קשרי לקוחות (CRM)
Salesforce: מספקת שירותי CRM ויישומים המתמקדים במכירות, שירות לקוחות, אוטומציה של שיווק, אנליטיקה ופיתוח יישומים,
כל אלו תורמים לאחסון נתוני לקוחות ואינטראקציות יקרי ערך.
HubSpot: ידועה בתוכנת השיווק, המכירות והשירות שלה שעוזרת לעסקים למשוך מבקרים, להמיר לידים ולקרוא לקוחות.
כלים לניהול פרויקטים
Trello: כלי ויזואלי לארגון פרויקטים ומשימות, שיכול לשמש כמאגר ידע על ידי אחסון רשומות של זרימות ותוצאות של פרויקטים.
אסאנה: עוזרת לצוותים לארגן, לעקוב ולנהל את העבודה והפרויקטים שלהם, תוך לכידת תובנות חשובות לגבי משכי המשימות
וזרימות העבודה של הצוות.
כלי שיתוף פעולה ותקשורת
Slack: אפליקציית הודעות לצוותים המאפשרת לארגן שיחות לערוצים, שיכולים להוות מקור עשיר לשיתוף ידע לא פורמלי.
Microsoft Teams: משלב צ’אט במקום העבודה, פגישות, הערות וקבצים מצורפים, תוך שילוב הדוק עם יישומי Office 365.
