אז מה הן בכלל מערכות מידע?
אפשר לדמות את מערכות המידע לדבר שבעזרתו ניתן לקחת טיפה אחת מסוימת ומדויקת, מתוך ים של מידע, או אפילו אוקיינוס.
מערכת מידע היא תוכנה אחת, או מספר תוכנות שבעזרתן ניתן לנהל מידע באופן ממוחשב.
בשנות ה-60 החל השימוש במערכות מידע בסיסיות. תפקידן היה לספק ולנהל את המידע לחברות גדולות, כדי להקל על ניהול החברה.
המערכות עוזרות לנו לשלוף נתונים ספציפיים בקלות לבקשתנו, מתוך מאגר גדול.
בעבר, לא הייתה קיימת האופציה לנתח את הנתונים, אך בימינו ניתן לנתח את הנתונים בקלות בזכות האמצעים השונים והטכנולוגיה המתקדמת.
מערכות מידע נמצאות בשימוש אצל כל עסק, חברה, גוף או ארגון. המערכות הן ידידותיות למשתמש, ומספקות מגוון שירותים יעיל ונגיש.
המערכות מתעדכנות עם הזמן, וכל תכליתן הוא להנגיש את כמות המידע הגדולה, ולנתח אותו באופן שיועיל למשתמש.
מי צריך מערכות מידע?
הצורך במערכות מידע מגיע כשמדובר בכמות רבה של מידע, שנאסף ומרוכז לידי מקום אחד.
המידע הרב מגיע בערוצים שונים, ועולה הצורך לארגן את המידע באמצעות מערכות מידע.
השימוש במערכות מידע נפוץ בעיקר בחברות גדולות, גופים עסקיים, ואפילו בצה”ל.
מערכת מידע – לא רק שליפה
רצינו לחפש דבר מה במערכת המידע, הכנסנו את מילת החיפוש וקיבלנו את התוצאה שרצינו.
זה לא הכול, כי מערכות המידע מסוגלות להרבה יותר מזה. בעזרת מערכת המידע, ניתן להפיק דו”חות, לעבד את המידע, לבצע חתכים.
בעזרת הפונקציות הללו, ניתן להסיק מסקנות, לזהות מגמות, לאתר דפוסים, ואפילו לחזות את העתיד. נשמע הזוי?
המשיכו לקרוא.
בזכות מערכת המידע, אנו מסתכלים על התמונה הכוללת בזווית אחרת, ומפיקים מכך תועלת רבה.
נוכל למצוא מערכות מידע בקרב גופים שונים בתחומים רבים, פיננסי, תעשייתי, קמעונאי, כלכלי, וצבאי.
שני סוגים כלליים למערכות מידע
- מערכות לעיבוד תנועות – (Transaction Processing).
- מערכות תומכות החלטה – (Decision Support).
על שני הסוגים נדבר בהרחבה בהמשך, אז נסו לעמוד במתח.
מערכות מידע – שלושת השכבות
מערכת המידע המצויה מורכבת בדרך כלל משלוש שכבות, אם כי מערכות מידע מורכבות ומשוכללות יותר, יכילו יותר משלוש שכבות.
- השכבה הראשונה היא שכבת האחסון של המידע, שמתקיימת בעזרת בסיס נתונים.
- השכבה השנייה היא שכבה לוגית, שמעבדת את המידע, מנתחת ומפיקה דו”חות.
- השכבה השלישית היא שכבת התצוגה, שדרכה המשתמש יכול לבצע את השליפות ולהפיק את המידע.
תחזוקה שוטפת של מערכת מידע
תחום המידע הוא מאוד דינאמי, ומשתנה מיום ליום.
דרישות החברה או הארגון משתנות גם הן, לכן המערכת צריכה לגלות גמישות, ויש לעדכן אותה באופן שוטף בהתאם לדרישות.
מערכת מידע תקינה, תבצע את המטלות בזמן הנכון ובדיוק הנדרש. במידה ואפילו אחת מהמטלות לא מתבצעת כראוי,
המערכת כולה עלולה להיכשל, ולהפריע לעבודתה התקינה של החברה.
התחזוקה השוטפת תמנע מצבים בהם דברים משתבשים ולא עובדים ראוי, שניתן למנוע ולזהות מראש.
בכך ניתן לחסוך זמן וכאב ראש מיותר, הן למשתמשים והן למפעילים.
ארבע ישויות של מערכות מידע
מערכות מידע מורכבות מארבע ישויות – אנשים, כלים, תהליכים ונתונים.
כל הארבעה עובדים יחדיו בהרמוניה, על מנת להשיג את המטרה המשותפת – ניהול מידע.
מערכת המידע הופכת נתון למידע, ופועלת באמצעות ארבעה שלבים – תחילה קולטים את הנתונים והמידע מהמאגר,
לאחר מכן מאחסנים ומארגנים את הנתונים, מעבדים את הנתונים, ולבסוף מפיקים את התוצר הסופי –
המידע, ויוצרים דו”ח. בעזרת המידע, אנו מפיקים את הידע.
מה ההבדל בין נתון, ידע ומידע
אז אמרנו שמערכת המידע הופכת כל נתון למידע.
בואו נדייק את המושגים, ונבין מה ההבדל בין השניים.
נתונים הם עובדות, כמו מילים, מספרים, תמונות.
הם אינם נתונים לפרשנות, אלא מוגשים כפי שהם.
מידע לעומת זאת, הוא סידור הנתונים באופן שנותן להם משמעות.
ידע הוא סידור של המידע, באופן המאפשר לקשר בין פריטי מידע שונים, לחזות התנהגות עתידית, לקבל החלטות, לאתר מגמות וכן הלאה.
נדגים את המושגים בתחום של בית הספר – הנתונים יהיו מספר התלמידים הזכאים לבגרות לפי מגזר, שנה, ואיזורים בארץ.
מידע יהיה התפלגות סטטיסטית של הזכאות לפי שנה, ואיזור בארץ. הידע יהיה הבנת הקשרים הדמוגרפים וסוציו-אקונומיים בין אחוזי הזכאות לבין שאר המשתנים.
בדיקות למערכת המידע
כשאנו ניגשים להזין נתונים במערכת המידע עליה לבצע שלוש בדיקות – בדיקת תקינות, בדיקת שלמות, ובדיקת סבירות.
למשל, אם נרצה להזין גיל במערכת, עלינו להכניס מספר שגדול מאפס. במידה ונרצה להכניס שם למערכת, המערכת תוודא שיש בו יותר מתו אחד.
ולבסוף במידה ונזין כתובת מייל, עליה להיות במבנה התקין של כתובת מייל.
איך מערכת מידע מגיעה לעולם
התהליך מתאפיין במספר שלבים:
– החזון, מה הציפיות שלנו מהמערכת, אילו שליפות היינו רוצים שתבצע, ואילו דו”חות תנפיק.
– המצב הקיים – אילו נתונים מגיעים, מאילו מקורות הם מגיעים, וכיצד נעשה השימוש בהם.
-ניתוח – כיצד ניתן להשתמש במערכת המידע על מנת להפיק ידע רלוונטי, לשפר את פעילות החברה, ואפילו לקבל החלטות.
-עיצוב – עיצוב ממשק נוח למשתמש, כדי שגם מי שלא בונה מערכות מידע יוכל להשתמש בהן בקלות.
-הקמה – השלב הטכני, בשלב זה נריץ מספר בדיקות על מנת לוודא שהמערכת עובדת באופן תקין, ללא תקלות, ומתמודדת עם מקרים יוצאי דופן.
-הטמעה – הנגשת המערכת לעובדי החברה, שילוב המערכת בעבודה השוטפת, שימוש בתוצרים מהמערכת.
סוגי מערכות מידע
אז אחרי שהבנו פחות או יותר מה הן מערכות מידע, בואו נצלול לעומק ונכיר את סוגי מערכות המידע השונים הקיימים,
ההבדלים בניהם, ובמה יוכלו לסייע עבור המשתמש.
TPS – Transaction Processing System
מערכת עיבוד תנועות- תפקידה של מערכת זו הוא להפוך את הנתונים הרבים למידע, זאת על מנת ליצור תיעוד, רישום ומעקב.
המערכת מאפשר אחסון של נתונים ועיבודם, בעיקר עבור מערכת עסקית בשימוש יומיומי.
מערכות אלה נמצאות בשימוש בדרגים נמוכים, למשל בתחום הלוגיסטי.
מערכת זאת מסייעת בקבלת החלטות, אבל היא אינה מקבלת החלטות באופן עצמאי וממוחשב.
הכוונה שהיא, שניתן להיעזר בדו”חות שהמערכת מפיקה על מנת לקבל החלטות אנושיות (לא ממוחשבות).
במידה וקיימת מערכת מידע נוספת שכן מקבלת החלטות באופן ממוחשב, מערכת זאת תהווה בסיס לאיסוף הנתונים, וריכוזם.
לסיכום ניתן להגיד, כי המערכת היא לשימוש הדרג הנמוך, ומציגה נתונים קיימים.
MIS – Management Information System
מערכת מידע ניהולי – מערכת זו נועדה בעיקר עבור דרג הביניים, ומסייעת לקבלת החלטות שוטפות.
המערכת מסייעת בתחומי התכנון, ופיקוח על תהליכים מובנים, שנעשים באופן קבוע, ואפשר להיעזר במערכת ממוחשבת על מנת לבצע אותם.
למשל, הזמנה של סחורה שיכולה להתבצע באופן אוטומטי על ידי המערכת, ברגע שהמלאי אוזל.
המערכת מסייעת לשלב האסטרטגי, ועוזרת לניהול השוטף של הארגון בצורה יעילה.
המערכת מספקת דו”חות כמו דו”חות סיכומים, דו”חות תחזית, ודו”חות משווים.
הדו”חות שהמערכת מפיקה מגיעים לידיהם של מנהלי התפעול, ובעזרתם יוכלו להכריע בסוגיות שונות.
המערכת מסייעת במימוש הפוטנציאל של הגוף הארגוני, וייעול אופן הפעילות.
שימו לב שבניגוד למערכת הקודמת (TPS), למערכת זאת יש “כדור בדולח” לחיזוי העתיד –
הכוונה היא שיש לה יכולות פרדיקציה לשער את הנתונים שיהיו בעתיד על סמך מגמות וסטטיסטיקות.
לסיכום ניתן להגיד, כי המערכת היא לשימוש הדרג הבינוני, ובעלת ערך מוסף, שכן יכולה להציג חיזוי של נתוני העתיד.
כמובן שיש לקחת את נתוני החיזוי בעירבון מוגבל, אך הם יכולים להיות כלי מאוד נוח לקבלת החלטות, ושיעור נתונים עתידיים.
המערכת מתבססת על מערכת ERP – Enterprise resource planning.
זוהי מערכת לתכנון משאבי ארגון והיא מטפלת בכל צורכי עיבוד הנתונים בארגון כמקשה אחת.
גישה זו שונה מהגישה הקלאסית כי היא מאחדת את כלל המערכות של הארגון לכדי מערכת אחת.
DSS – Decision Support System
מערכת תומכת החלטה. מערכות מידע מסוג זה, יסייעו למשתמשים לקבל החלטות שאינן מובנות, או מובנות חלקית.
למשל- החלטות המתקבלות בתנאים של אי ודאות, החלטות שלא התקבלו בעבר ולא קיים איתן ניסיון קודם,
או החלטות שיש לקבל תחת תנאים משתנים ודינאמיים.
המערכת בעלת מודלים אנליטיים שונים, דרכם אפשר למצוא חוקיות, לחזות נתונים, ולהסביר תופעות.
המערכות מאפשרות קיום דו שיח עם מערכת המידע, כלומר לשאול את המערכת – “מה היה קורה אם…”.
כך נוכל לבחון אלטרנטיבות שונות, ולהחליט על דרך פעולה הנכונה. למשל, לבדוק מה יהיו נתוני המכירות במגזר כלשהו,
במידה ונעלה את המחיר בעשרה אחוזים.
חיזוי הנתונים יהיה חומר עזר, שישפיע על האופן בו אנחנו פועלים.
מערכת זו יכולה להיות שימושית כשאנו שוקלים השקעה בבורסה, והחיזוי יהיה כלי שימושי עבורנו.
EIS – Executive Information System
מערכת מידע להנהלה בכירה- מערכות אלה נוחות ופשוטות לשימוש.
המערכת מספקת נתונים בהסתכלות מלמעלה, שאינם מופיעים בפירוט, אלא באופן מסוכם ומתומצת.
המערכת מרכזת נתונים שנאספו ממספר מערכות שונות, ממספר תחומי פעילות של הארגון, ברמות פירוט שונות.
הנתונים סוכמו עבור המנהלים, והמערכת נותנת כלים שנועדו להקל על המנהלים לקבל החלטות תוך לקיחה בחשבון של המידע.
למנהלים אין פנאי להתעמק בפרטים, ולכן המערכת המסוכמת והנקייה מתאימה לצורך זה.
המערכת מציגה את המידע ללא צורך בשליפות, וכוללת הן מידע פנים ארגוני והן מידע חיצוני.
מערכות אלה הצליחו מאוד, ועם הזמן הפכו להיות נפוצות לא רק אצל מנהלים, והגיעו לדרגים נמוכים יותר.
ולכן, ראשי התיבות של המערכת שונו בשפת העם ל- Everyone Information Systems.
מושג חשוב לשימוש במערכת זו הוא Drilldown – ירידה לעומק, ירידה לפרטים. המושג מתייחס להתמקדות ממידע מסוכם – למידע מפורט, על ידי “צלילה פנימה”.
למשל לחיצה על כותרת שתוביל אותנו לפירוט המלא. במערכת EIS, נשלב רמות שונות של Drilldown, וכך ניתן יהיה למצוא נתון ספציפי.
מערכת ERP שהוזכרה למעלה גם היא דוגמה למערכת EIS.
KWS – Knowledge Work System
מערכת עובדי ידע – מערכות מידע המיועדות לעובדים מקצועיים, למשל עורך דין יכול להשתמש במערכות אלה כדי לחפש פסק דין רלוונטי,
רואה חשבון שמחפש הכרעה בהתלבטות מסוימת במהלך עבודתו.
מערכות אלה לרוב נישתיות ועומדות בפני עצמן, והן שמיועדות לצרכים ספציפיים.
בדרך כלל מערכות עצמאיות ואינן קשורות למערכות אחרות.
OIS – Office Information System
מערכת מידע משרדתית. המערכת כוללת יומן פגישות, שיתוף מסמכים, ניהול וסיכומי פגישות, פורטל או צ’אט.
מערכת זו היא מערכת לעיבוד תמלילים מתקדמת של החומרה, והתוכנה.
המערכת מספקת את התמיכה והשירותים הטכניים לאחזור בזמן של מידע מדויק על ידי מערכות ממוחשבות כדי לאפשר תכנון, תפעול ופיקוח יעיל של שירותים.
תפקיד המערכת היא לשפר ולייעל את עבודת המשרד. Outlook היא דוגמה נפוצה למערכת OIS.
ES – Expert System
מערכת מומחה – בתחום הבינה המלאכותית, מערכת מומחה היא מערכת מחשבים אשר מחקה את יכולת קבלת ההחלטות של מומחה אנושי.
המערכת יכולה לחקות את קבלת ההחלטות, או לסייע לה. המערכת מסיקה מסקנות באופן עצמאי, ומסבירה על סמך מה הסיקה את מסקנותיה.
הרעיון העומד מאחורי המערכת, הוא לתת למחשב לקבל החלטות במקום מומחה אנושי, וכל זאת מבלי שרמת הדיוק תיפגע.
המערכת נדרשת לפרט כיצד הסיקה את שהסיקה, זאת על מנת לשכנע שהיא אכן צודקת.
קביעה שרירותית מהמערכת מבלי הסבר מפורט, עלולה להראות מבחוץ כאקראית ושגויה.
מערכות מידע מסוג זה, שייכות לתחום העיסוק הבינה המלאכותית, תחום שבבסיסו עומדת השאיפה לפתח מומחה ממוחשב הדומה ביכולותיו למומחה אנושי.
למשל, מחשב שיוכל לתת אבחנה רפואית מדויקת על סמך תיאור הסימפטומים של המטופל.
המחשב כמובן יסביר את האבחנה, והקביעה תהיה שקולה לזו של מומחה, בתקווה.
מערכות אלה מבוססות על ידע בתחומים שונים, כמו ביולוגיה, רפואה, וכימיה.
לסיכום
קיימות מערכות מידע מסוגים שונים, לכל אחת יש את הערך המוסף, והייחוד שלה.
התאמת מערכת המידע לצורך באופן מדויק, היא תנאי הכרחי ליעילותה.
מערכת מידע יכולה לסייע לכל עסק, גוף או חברה בתחומים כמו איסוף נתונים, אחסונם, עיבוד שלהם, הסקת מסקנות ואפילו – קבלת החלטות.
ניתן להיעזר באנשי מקצוע, על מנת לדייק את מערכות המידע עבורכם ולקבל את התמיכה המדויקת.
וכעת, אחרי שסיימתם את הקריאה, תוכלו לחזור לאותו חבר שעשה תואר במערכות מידע, ולספר לו דבר או שניים על הנושא.
