המשרד המודרני מושתת על מערכות מחשוב ומתבסס על תקשורת דיגיטלית. תחנות עבודה, מערכות לרישום שעות ונוכחות, מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM),
ספקים ומערכות מידע חיצוניות, הזמנות, ניהול מלאי ולוגיסטיקה, הנהלת חשבונות ושכר – כל אלו מהווים רק חלק ממערך מחשוב סטנדרטי שפועל בכל עסק.
מאחר וחלק ניכר מהמידע והפעילות שמגיעים במערכת אחת רלוונטית גם למערכות אחרות (למשל רישום שעות עבודה וחשבות שכר או ניהול מלאי ותקשורת עם ספקים),
אינטגרציה וסנכרון בין מערכות המחשוב עשויה לייעל את העבודה במשרד, לחסוך כסף ולמנוע תקלות וטעויות.
העסק גדל והצורך באינטגרציה גובר
יש ערך באינטגרציה של מחשוב גם בעסקים מאוד קטנים, אבל על פי רוב הפתרון הזה הופך לצורך ממשי ודחוף כאשר העסק מתחיל לצמוח.
בעסק קטן בו בעל העסק הוא גם העובד היחיד, או אחד כמעט כל הפעילות תתנהל ממחשב אחד או שניים.
העניינים מסתבכים כאשר עובדים נוספים נכנסים לתמונה, מלבד העובדה שתוספת עובדים לעסק מכניסה מימד הדורש מערכות נוספות (כמו למשל, חשבות שכר ומעקב אחר שעות עבודה), יש צורך בסנכרון בין מערכות שונות שלרוב דורש יד מכוונת.
בעסקים מגודל בינוני ואילך הבעיה הזו רק מתרחבת. הצורך לייצר מערכת אינטגרלית וארכיטקטורת רשת שמחברת בין עשרות תחנות עבודה בעלות הרשאות שונות ומערכות מעולמות שונים דורש הרבה תכנון והקפדה.
מהלכים של אינטגרציה של מערכות במשרדים בסדר גודל כזה כבר מחייבים לקחת בחשבון שיקולים נוספים, כמו למשל אבטחת מידע ודורשת תשתית מיוחדת.
תכנון, הקמה, הרצה ותמיכה במהלכי אינטגרציה
פרויקט של אינטגרציה של מערכות מחשוב מתנהל בכמה שלבים וממדים. השלב הראשון הוא שלב התכנון.
במסגרתו ימופה המצב הקיים, ירוכזו הצרכים של העסק ובהתאם לנתונים האלה יערך אפיון. על פי האפיון יבחר מתווה לאינטגרציה (לעיתים יוצגו מספר חלופות) אותו הלקוח יאשר.
בשלב ההקמה יפרסו תשתיות דרושות, כאשר היום הסטנדרט דוגל במחשוב ענן כתחליף חסכוני, אמין ובטוח ל’חדר השרתים’. השלב האחרון והמשמעותי ביותר הוא שלב ההרצה.
בדרך כלל יש תקופת הסתגלות במהלכה העובדים לומדים להכיר את המערכת; ומנגד, הפרויקטור שאחראי לאינטגרציה מבצע התאמות ותיקונים, בהתאם למצב בשטח ולדרישות התפעוליות של המשרד/חברה/עסק.
לרוב מי שביצע את האינטגרציה ימשיך ללוות ולתת תמיכה לעסק.
חשוב לזכור שבעולם המודרני בו חברות פועלות באופן דינמי תמיד יש שינויים והתפתחויות טכנולוגיות כך שחלק מהרעיון באינטגרציה טובה זו היכולת לגלות גמישות ומודולריות שתאפשר להטמיע מערכות מחשוב נוספות בהמשך.
אינטגרציה של מערכות, כל היתרונות:
- התייעלות של העסק
- חיסכון בכסף
- חיסכון באנרגיה
- חיסכון בשטח משרד
- מיטוב הקשר עם הספקים והלקוחות
- צמצום תקלות ברשת המחשוב
- אבטחת מידע
- מניעת אבדן מידע
דוגמאות לאינטגרציות:
אינטגרציה בין וורדפרס ווקומרס למערכת פריוריטי (Priority)
אינטגרציה בין ווקומרס למערכת חשבשבת
אינטגרציה של שופיפיי למערכת קומקס
מחפש אינטגרציה בהתאמה אישית? פנה עכשיו וקבל הצעה אטרקטיבית!
