מהי מערכת ניהול הזמנות?
OMS או Order management system כלומר מערכת ניהול הזמנות היא מערכת תוכנה המשמשת ארגונים
לניהול ומעקב אחר כל מחזור החיים של הזמנות לקוחות.
היא נמצאת בשימוש נפוץ במסחר אלקטרוני,
קמעונאות ותעשיות אחרות בהן חברות מקבלות וממלאות הזמנות של לקוחות.
המטרה העיקרית של מערכת OMS היא לייעל ולהפוך את תהליך עיבוד ההזמנות לאוטומטי,
מרגע ביצוע ההזמנה ועד למימושה והמשלוח הסופיים.
המערכת משתלבת עם ערוצים שונים, כגון חנויות מקוונות,
מקומות שוק ומיקומי קמעונאות פיזיים, כדי לרכז ולסנכרן נתוני הזמנות.
תכונות עיקריות של מערכת ניהול הזמנות כוללות:
קבלת הזמנות: המערכת מאפשרת לעסקים לקבל ולהזין הזמנות לקוחות ממספר ערוצים,
כולל פלטפורמות מקוונות, הזמנות טלפוניות או מכירה אישית.
ניהול מלאי: מערכת OMS עוקבת אחר רמות המלאי בזמן אמת,
מספקת לעסקים מידע מדויק על זמינות המוצרים ומונעת מכירת יתר.
המערכת תומכת במילוי מלאי אוטומטי ובניהול ספקים.
עיבוד הזמנות: לאחר קבלת הזמנה, ה-OMS מנהלת את זרימת העבודה למימוש ההזמנה,
כולל ניתוב הזמנות למחסנים או מרכזי הפצה מתאימים,
הקצאת מלאי ותחילת תהליך האיסוף, האריזה והמשלוח.
תקשורת עם לקוחות: מערכת OMS כוללת לעתים קרובות תכונות לאוטומטיות של תקשורת עם לקוחות,
כגון אישורי הזמנה, הודעות משלוח ועדכונים על סטטוס הזמנה.
דבר זה עוזר לשפר את שביעות רצון הלקוחות ומפחית פניות תמיכה.
החזרות והחלפות: המערכת מטפלת בניהול ההחזרות וההחלפות,
מאפשרת ללקוחות ליזום בקשות החזרה, להפיק תוויות החזרה ולעקוב אחר מצב משלוחי ההחזרה.
דיווח וניתוח: OMS מספקת לעסקים יכולות דיווח וניתוח מקיפות כדי לקבל תובנות לגבי מגמות הזמנות,
ביצועי מכירות, רמות מלאי ומדדי מפתח אחרים.
ניתן להשתמש במידע זה כדי לקבל החלטות מונחות נתונים ולייעל את התפעול.
יכולות אינטגרציה: פלטפורמות OMS מיועדות להשתלב עם מערכות וטכנולוגיות שונות,
כגון מערכות תכנון משאבים ארגוניים (ERP), מערכות ניהול מחסנים (WMS),
שערי תשלום ושרותי משלוחים. עובדה זו מאפשרת זרימת נתונים חלקה ומבטיחה עיבוד הזמנות יעיל.
על ידי הטמעת מערכת ניהול הזמנות, עסקים יכולים לשפר את היעילות התפעולית,
לצמצם שגיאות, לשפר את שביעות רצון הלקוחות ולהשיג שליטה טובה יותר על תהליכי מילוי ההזמנות שלהם.
המערכת מאפשרת להם להרחיב את הפעילות שלהם, לטפל בהיקפי הזמנות גבוהים יותר ולספק חווית קנייה חלקה ללקוחות במספר ערוצים.
איך מערכת OMS עובדת?
העבודה של מערכת ניהול הזמנות (OMS) כוללת מספר תהליכים
מחוברים המאפשרים טיפול יעיל בהזמנות לקוחות.
להלן סקירה כללית של אופן הפעולה של OMS:
קבלת הזמנות: ה-OMS מקבלת הזמנות לקוחות מערוצים שונים,
כגון חנויות מקוונות, שווקים או מכירות אישיות.
קבלת ההזמנות מתבצעת באמצעות אינטגרציה ישירה עם ערוצים אלו או הזנת הזמנה ידנית.
עיבוד הזמנה: ברגע שהזמנה מתקבלת, מערכת ה-OMS מתחילה לעבד אותה.
המערכת מאמתת את פרטי ההזמנה, לרבות זמינות המוצר, תמחור ופרטי לקוחות.
היא מבצעת בדיקות לאיתור הונאה או גורמי סיכון אחרים.
ניהול מלאי: ה-OMS מקיימת אינטראקציה עם מערכת ניהול המלאי כדי לבדוק את זמינות המוצרים.
ביצוע האינטרקציה מבטיח שהפריטים שהוזמנו נמצאים במלאי או שניתן להשיגם מספקים.
מימוש ההזמנה: לאחר אימות ההזמנה ואישור זמינות המלאי, ה-OMS מתחילה את תהליך תפעול ההזמנה.
המערכת קובעת את המחסן או מרכז ההפצה האופטימליים למשלוח הזמנות על סמך גורמים כמו קרבה, רמות מלאי ודרישות משלוח.
איסוף, אריזה ומשלוח: ה-OMS מייצרת רשימות איסוף או תלושי אריזה כדי להנחות את צוות המחסן
לאיסוף הפריטים שהוזמנו מהמלאי.
לאחר האיסוף, הפריטים נארזים ומוכנים למשלוח.
ה-OMS משתלבת עם שרותי המשלוחים כדי ליצור תוויות משלוח ולעקוב אחר משלוחים.
מעקב ועידכוני הזמנה: לאורך תהליך מימוש ההזמנה, ה-OMS מעדכנת את מצב ההזמנה בזמן אמת.
המערכת שולחת הודעות אוטומטיות ללקוחות, מספקת להם מידע על אישורי הזמנה,
עדכוני משלוח ופרטי מעקב אחר משלוח.
החזרות והחלפות: אם לקוח מבקש החזרה או החלפה, ה-OMS מטפלת בתהליך.
המערכת מייצרת תוויות החזרה, יוזמת תהליך הרשאת סחורה להחזרה (RMA),
ועוקבת אחר מצב משלוחי ההחזרה עד לקבלתם ועיבודם.
דיווח וניתוח: ה-OMS אוספת ומנתחת נתונים הקשורים להזמנות, מלאי, מכירות ומדדי מפתח אחרים.
היא מייצרת דוחות ומספקת תובנות לגבי מגמות הזמנות, התנהגות לקוחות וביצועים תפעוליים.
מידע זה עוזר לעסקים לקבל החלטות מושכלות ולייעל את התהליכים שלהם.
אינטגרציה עם מערכות אחרות: ה-OMS משתלבת עם מערכות חיצוניות שונות כדי להקל על זרימת נתונים חלקה.
כולל אינטגרציה עם שערי תשלום לעיבוד תשלומים מאובטח,
אינטגרציה עם מערכות ERP לניהול נתונים מסונכרן,
ושילוב עם ספקי משלוח לתעריפי משלוח בזמן אמת ויצירת תוויות.
על ידי ניהול תהליכים אלה, מערכת ניהול הזמנות מייעלת את זרימת העבודה של מילוי ההזמנות,
ממזערת שגיאות, משפרת את היעילות ומשפרת את שביעות רצון הלקוחות
על ידי מתן עדכוני הזמנות מדויקים ובזמן.
מודולים של מערכת OMS
מערכת ניהול הזמנות (OMS) מורכבת ממספר מודולים או רכיבים
מחוברים זה לזה שפועלים יחד כדי לנהל את כל מחזור חיי ההזמנה.
המודולים הספציפיים משתנים בהתאם לספק ה-OMS ולצרכים של העסק,
אך הנה כמה מודולים נפוצים שנמצאים ב-OMS:
הזנת הזמנה: מודול זה מטפל בקבלה והזנה של הזמנות לקוחות למערכת.
הוא כולל תכונות להזנת הזמנות ידנית, אינטגרציה עם חנויות מקוונות או מקומות שוק,
ואימות הזמנות כדי להבטיח דיוק ושלמות.
ניהול מלאי: מודול ניהול המלאי עוקב ומנהל את הזמינות, ההקצאה והמילוי של מוצרים.
הוא מספק נראות בזמן אמת לרמות המלאי, מטפל בתנועות מלאי
ומייצר התראות על מצבים של מלאי נמוך או אזל.
עיבוד הזמנות: מודול עיבוד ההזמנות מנהל את זרימת העבודה של מימוש ההזמנות.
הוא כולל תכונות כגון אימות הזמנות, ניתוב הזמנות למחסנים או מרכזי הפצה מתאימים,
הקצאת מלאי ותעדוף הזמנות על בסיס קריטריונים שונים.
ניהול מחסן: מודול זה מתמקד בניהול פעולות המחסן ואופטימיזציה של תהליכי האיסוף, האריזה והמשלוח.
הוא כולל פונקציונליות לניהול מיקום מלאי, אופטימיזציה של איסוף,
הוראות אריזה ושילוב עם שרותי משלוחים לצורך יצירת תוויות ומעקב.
תקשורת לקוח: מודול תקשורת הלקוחות הופך את התקשורת בין העסק ללקוח
לאוטומטית לאורך כל מחזור חיי ההזמנה.
הוא שולח אישורי הזמנה, הודעות משלוח ועדכונים על מצב ההזמנה.
מודול זה מטפל גם בפניות לקוחות ובכרטיסי תמיכה.
החזרות והחלפות: מודול זה מנהל את תהליך ההחזרות וההחלפות ביוזמת הלקוחות.
הוא כולל תכונות ליצירת הרשאות החזרת סחורה (RMA),
מעקב אחר משלוחי החזרה ועיבוד החזרים או החלפות.
דיווח וניתוח: מודול הדיווח והניתוח מספק יכולות דיווח וניתוח מקיפות.
הוא מייצר דוחות על ביצועי הזמנות, מגמות מכירות, רמות מלאי ומדדי מפתח אחרים.
מודול זה כולל לוחות מחוונים, כלים להדמיה של נתונים ויכולת ליצור דוחות מותאמים אישית.
אינטגרציה וקישוריות: מודול זה מאפשר אינטגרציה עם מערכות וטכנולוגיות חיצוניות.
הוא כולל אינטגרציה עם שערי תשלום לעיבוד תשלומים מאובטח,
אינטגרציה עם מערכות ERP לניהול נתונים מסונכרן,
ואינטגרציה עם שרותי משלוחים לתעריפים ומעקב בזמן אמת.
ניהול ותצורה: מודול הניהול מאפשר למנהלי מערכת להגדיר ולנהל את ה-OMS.
הוא כולל ניהול משתמשים, הגדרות הרשאות, תצורת מערכת ואפשרויות התאמה אישית.
מודולים אלה פועלים יחד כדי לייעל את תהליכי ניהול ההזמנות,
לשפר את היעילות התפעולית ולספק חוויה חלקה לעסקים וללקוחות כאחד.
רמת הפונקציונליות והמודולים הספציפיים הקיימים ב-OMS יכולים להשתנות בהתאם לדרישות ולהיקף העסק.
אינטגרציה של מערכות ניהול הזמנות
אינטגרציה היא היבט קריטי של מערכת ניהול הזמנות (OMS) שכן היא
מאפשרת זרימת נתונים חלקה ושיתוף פעולה בין מערכות וטכנולוגיות שונות.
להלן כמה סוגים נפוצים של אינטגרציות שיכולות להיות ל-OMS:
פלטפורמות מסחר אלקטרוני: OMS משתלבת לעתים קרובות עם פלטפורמות מסחר אלקטרוני כגון
Shopify, Magento, WooCommerce או חנויות מקוונות בהתאמה אישית.
אינטגרציה זו מאפשרת ל-OMS לקבל הזמנות המבוצעות בפלטפורמת המסחר האלקטרוני
ולסנכרן מידע על מוצרים, תמחור ורמות מלאי.
שווקים: אינטגרציה עם מקומות שוק פופולריים כמו Amazon, eBay או Walmart
מאפשרת ל-OMS לקבל הזמנות מערוצים אלה ולסנכרן רשימות מוצרים,
רמות מלאי ועדכוני סטטוס הזמנות.
שערי תשלום: שילוב עם שערי תשלום כמו PayPal, Stripe או Authorize.Net
מאפשר עיבוד תשלומים מאובטח בתוך OMS.
אינטגרציה זו מבטיחה שפרטי תשלום נקלטים בצורה מדויקת ועיבוד עסקאות חלק.
מערכות ERP: אינטגרציה עם מערכות תכנון משאבים ארגוניים (ERP)
מאפשרת ניהול נתונים מסונכרן בין מחלקות שונות.
כולל החלפת מידע על הזמנות, רמות מלאי, נתוני לקוחות ונתונים פיננסיים בין OMS ומערכת ה-ERP.
מערכות ניהול מחסן (WMS): אינטגרציה עם תוכנת WMS מאפשרת
העברה חלקה של מידע הזמנה בין OMS למחסן.
דבר זה מבטיח ניתוב הזמנות יעיל, עדכוני מלאי ותיאום תהליכי איסוף, אריזה ומשלוח.
שרותי משלוחים: שילוב עם שרותי משלוחים כמו FedEx, UPS או DHL
מאפשר ל-OMS לעדכן תעריפי משלוח בזמן אמת, ליצור תוויות משלוח ולעקוב אחר משלוחים.
שילוב זה מפשט את תהליך המשלוח ומספק מידע מדויק על משלוח ללקוחות.
מערכות ניהול קשרי לקוחות (CRM): אינטגרציה עם מערכות CRM
מאפשרת ל-OMS לגשת לנתוני לקוחות, היסטוריית רכישות ופרטי הזמנות.
כך אפשר לספק שירות לקוחות מותאם אישית ומאמצי שיווק ממוקדים.
תוכנת הנהלת חשבונות: אינטגרציה עם תוכנות הנהלת חשבונות כמו QuickBooks או Xero
מאפשרת סנכרון חלק של נתונים פיננסיים, כולל פרטי הזמנה, נתוני מכירות והפקת חשבוניות.
כלי בינה עסקית וניתוח: אינטגרציה עם כלי ניתוח או פלטפורמות בינה עסקית מאפשרת ל-OMS
להעביר נתונים לדיווח מתקדם, הדמיית נתונים וניתוח מעמיק של מדדי הזמנות, מגמות מכירות וביצועי מלאי.
האינטגרציות הספציפיות הנדרשות עבור OMS תלויות בצרכי העסק,
המערכות הקיימות וזרימות העבודה המועדפות.
המטרה היא להקים מערכת אקולוגית מחוברת שבה הנתונים זורמים בצורה חלקה בין מערכות שונות,
הפחתת מאמץ ידני, מזעור שגיאות ושיפור היעילות הכוללת.
מערכות OMS מוכרות
קיימות מספר מערכות פופולריות לניהול הזמנות (OMS) הזמינות בשוק.
להלן מספר פתרונות OMS ידועים:
Oracle Order Management Cloud :Oracle מציעה מערכת OMS מקיפה מבוססת ענן
המספקת יכולות ניהול הזמנות מקצה לקצה, כולל לכידת הזמנות,
ניהול מלאי, מימוש הזמנות ותקשורת עם לקוחות.
ניהול הזמנות SAP :SAP מספקת OMS כחלק מחבילת תכנון המשאבים הארגוניים (ERP) שלה.
כך עסקים יכולים לנהל את כל תהליך ההזמנה, מהזנת הזמנה ועד למימוש, עם אינטגרציה במודולי SAP אחרים.
ניהול הזמנות של IBM: מערכת OMS של IBM היא פתרון חזק המסייע לעסקים
לייעל את ניהול ומימוש ההזמנות על פני מספר ערוצים.
המערכת כוללת תכונות כגון נראות מלאי, אישור הזמנות ומעקב אחר הזמנות בזמן אמת.
Salesforce ניהול הזמנות: Salesforce מציעה OMS המשתלבת עם פלטפורמת ה-CRM שלה,
ומאפשרת לעסקים לנהל הזמנות, מלאי ואינטראקציות עם לקוחות במערכת מאוחדת.
היא מספק נראות בזמן אמת להזמנות ותומכת בזרימות עבודה מורכבות של הזמנות.
Magento Order Management :Magento, פלטפורמת מסחר אלקטרוני פופולרית,
מציעה OMS המתמקדת בניהול הזמנות ומלאי על פני ערוצי מכירה מרובים.
המערכת מאפשרת לעסקים לרכז את עיבוד ההזמנות ולייעל את פעולות המילוי.
ניהול הזמנות של NetSuite :NetSuite, מערכת ERP מבוססת ענן,
כוללת מודול OMS המסייע לעסקים לבצע אוטומציה ולייעל את תהליך ההזמנה.
היא מספקת תכונות ללכידת הזמנות, ניהול מלאי ומעקב אחר מימוש.
Microsoft Dynamics 365 Commerce: מערכת OMS של מיקרוסופט,
חלק מחבילת Dynamics 365, מציעה יכולות ניהול הזמנות לעסקים של מסחר אלקטרוני ורב-ערוצים.
היא משתלבת עם כלים אחרים של Microsoft לזרימת נתונים חלקה ומספקת תובנות לגבי ביצועי ההזמנה.
Cin7 :Cin7 היא OMS מבוססת ענן המיועדת לעסקים קמעונאיים וסיטונאיים.
היא מציעה תכונות כגון ניהול הזמנות, בקרת מלאי,
ניהול מחסנים ושילוב עם פלטפורמות מסחר אלקטרוני ושווקים שונים.
Orderhive :Orderhive היא OMS מבוססת ענן המספקת פונקציות ניהול הזמנות ומלאי.
היא משתלבת עם פלטפורמות מסחר אלקטרוני פופולריות,
ספקי משלוחים ותוכנות הנהלת חשבונות כדי לייעל את תהליך מילוי ההזמנות.
Fishbowl :Fishbowl היא OMS המותאמת לעסקים קטנים עד בינוניים.
היא מציעה תכונות לניהול הזמנות, בקרת מלאי ומשתלבת עם QuickBooks לשילוב חשבונאי חלק.
אלו הן רק כמה דוגמאות למערכות ניהול הזמנות ידועות.
חשוב להעריך את הצרכים הספציפיים של העסק שלך ולהשוות תכונות, מדרגיות,
יכולות אינטגרציה ותמחור לפני בחירת OMS המתאים ביותר לדרישות שלך.
שאלות ותשובות על מערכת OMS
ש: האם יש סוגים שונים של מערכות OMS זמינות?
ת: כן, ישנם סוגים שונים של פתרונות OMS זמינים,
החל מפלטפורמות OMS עצמאיות לאלו המשולבות בתוך מערכות תכנון משאבים ארגוניים (ERP) גדולות יותר.
הבחירה תלויה במורכבות ובהיקף צרכי ניהול ההזמנות של העסק.
ש: מהם האתגרים המרכזיים שמערכת ניהול הזמנות עוזרת לעסקים להתגבר עליהם?
ת: כמה אתגרים נפוצים ש-OMS עוזרת לעסקים להתגבר עליהם כוללים שגיאות הזמנות,
אי דיוקים במלאי, עיבוד הזמנות לא יעיל, חוסר נראות לגבי מצב ההזמנה,
קושי בניהול ערוצי מכירה מרובים ותיאום לא יעיל בין המחלקות המעורבות במילוי ההזמנות.
ש: האם מערכת OMS יכולה לטפל בהזמנות בינלאומיות ועסקאות חוצות גבולות?
ת: כן, OMS יכולה לטפל בהזמנות בינלאומיות ועסקאות חוצות גבולות.
היא יכולה לנהל מטבעות שונים, חישובי מס, תקנות משלוח ותיעוד מכס.
אינטגרציה עם ספקי משלוח ושערי תשלום בינלאומיים ומאפשרת עיבוד חלק של הזמנות חוצות גבולות.
ש: האם מערכת ניהול הזמנות תומכת ב-Drop-shipping?
ת: כן, פתרונות OMS רבים תומכים ב-Drop-shipping.
פונקציונליות של drop-shipping מאפשרת לעסקים למלא הזמנות
על ידי משלוח ישירות של מוצרים מספקים או ספקי צד שלישי.
ה-OMS מאפשרת ניתוב הזמנות, תיאום עם ספקים ומעקב אחר פריטים שנשלחו.
ש: האם מערכת ניהול הזמנות יכולה לעזור בחיזוי ובתכנון הביקוש?
ת: כן, OMS יכולה לספק נתונים ותובנות חשובות עבור חיזוי ביקוש ותכנון.
על ידי ניתוח היסטוריית ההזמנות, מגמות המכירות ורמות המלאי,
עסקים יכולים לקבל החלטות מושכלות לגבי מילוי מלאי, תכנון ייצור ועמידה בדרישות הלקוחות ביעילות.
ש: האם מערכת ניהול הזמנות יכולה להשתלב עם מערכות שירות לקוחות?
ת: כן, OMS יכולה להשתלב עם מערכות שירות לקוחות או פלטפורמות לניהול קשרי לקוחות (CRM).
אינטגרציה זו מאפשרת לנציגי שירות לקוחות לגשת למידע על הזמנה,
לעקוב אחר מצב ההזמנה ולספק תמיכה מדויקת ובזמן ללקוחות.
ש: האם מערכת ניהול הזמנות ניתנת להרחבה כדי להתאים לצמיחה עסקית?
ת: כן, OMS מתוכננת להיות ניתנת להרחבה.
ככל שעסקים גדלים ומתרחבים, OMS יכולה להתמודד עם נפחי הזמנות הולכים וגדלים,
לתמוך בערוצי מכירה נוספים, להשתלב במערכות חדשות ולהסתגל לצרכים העסקיים המשתנים.
