אתר אינטרנט שיתופי שמכיל כלים לשיתוף פעולה ומידע בין צוותים, מחלקות וגורמי חוץ נקרא פורטל ארגוני.
פורטל מן הסוג הזה מאפשר ריכוז של נתוני המידע המרכזיים תחת קורת גג אחת והוא יעיל עבור ארגונים פרטיים וציבוריים.
הפורטל גם מכיל אפשרות גישה למידע מכל מקום לרבות המשרד, הבית, נייד ולמעשה מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט.
פורטל ארגוני נהנה מאבטחה גבוהה והוא מגיע עם ממשק נוח לניהול גרסאות ותפעול שוטף.
בעזרת הפורטל אפשר לייעל את העבודה ולהקצות הרשאות כדי לשמור על אבטחה מתקדמת. הפורטל מותאם באופן אישי על מנת להכיל את המידע הנדרש לכל עובד, מחלקה או ארגון והוא גם מאפשר ניהול בסיסי של נתונים.
באמצעות הפורטל ניתן לנהל את פרטי העובדים, הלקוחות והספקים תוך שמירה על פרטיותם ומניעת זליגת מידע.
מעבר לכך, הפורטל נוח בעת שיתוף מידע עם גורמים חיצוניים והוא משמש כלוח מודעות ציבורי לפרסומים ועדכונים מטעם הארגון עצמו.
מתי יש צורך בפורטל ארגוני?
פורטל ארגוני מסוגל לתת מענה לצרכים מודולאריים ושונים. אפשר לשלב אותו בעסקים קטנים, בינוניים וגדולים ולהגדיר בתוכו התאמות לשינויים שחלים על הארגון עם הזמן.
הוא מספק תכונות ויכולות שבאמצעותן ארגונים יכולים לבצע שיתוף, ארגון, גילוי, בנייה וניהול של קבצים ופריטי מידע.
בנוסף, הפורטל יעיל להגדלת התפוקה של העובדים. הוא מאפשר לעובדים לשתף נתונים ולשפר את שביעות הרצון שלהם מהעבודה המתבצעת.
הפורטל צריך להיות מותאם במיוחד לכל ארגון.
זו סיבה מצוינת להגדיר את מטרות הארגון כבר בשלב מוקדם, ולמנוע מצב שבו העובדים מתרגלים לשיתוף פעולה לא יעיל.
יש צורך בפורטל ארגוני בכל חברה גדולה ובכל מוסד ציבורי. בעידן הנוכחי, המשתמשים מצפים לקבל פתרונות מהירים וקלים ורף הסבלנות יורד מדי שנה.
הפורטל מספק את המענה המיידי לצרכים המשתנים והוא חיוני גם בקרב חברות חדשות.
איך בוחרים פורטל ארגוני?
בחירה של פורטל ארגוני חייבת להתבצע על פי צרכי הארגון.
אפשר להתייעץ עם אנשי מקצוע בכל מקרה של התלבטות ולהשוות בין מערכות ופורטלים לפי המפרט. הכלים הכי חשובים בכל פורטל הם מיקום מרכזי לשמירת קבצים, זמינות של פריטי מידע ותוכן בצורה מאובטחת באינטרנט וממשק נוח לניהול דף הבית. בנוסף, רצוי לתת עדיפות לפורטל שבו שמירת המסמכים מתבצעת ישירות מתוך הקבצים עצמם ולמערכת עם ניהול מסמכים מתקדם שכולל ניתוב מסמכים, איסוף חתימות, אישורי מסמכים ודירוג.
ניתן להגדיר את הפונקציות השונות של פורטל ארגוני לפי צרכי המערכת המשתנים.
מנגד, חשוב להתחיל מלכתחילה עם פורטל יציב ומאובטח.
יש לבחור פורטל שבו אפשר לקבל התראות בדואר האלקטרוני אודות שינויים שבוצעו, לבצע חיפוש כללי או ממוקד לפי מאפייני הקובץ וליצור טפסים מקוונים.
אלו הדברים הקטנים שעושים את ההבדל בין אתר אינטרנט רגיל לבין פורטל ארגוני ייעודי.
הטמעת פורטל ארגוני
בניגוד לשירותים טכנולוגיים שתפקידם לשדרג צורת עבודה וסביבת עבודה מוכרת, פורטל ארגוני מחייב תהליך ארוך יותר של הטמעה.
יש ארגונים רבים שבהם העובדים לא רגילים לשיטת העבודה הזו ולכן חשוב להיערך לכך מראש. ההטמעה של המערכת נועדה להיכרות עם הכלים החדשים ולא רק לשדרוג הכלים הקיימים.
מצד שני, אי אפשר להתעלם מעוצמת הפורטל, היכולות המתקדמות שלו והידידותיות למשתמש.
כל אלו מקצרים משמעותית את תהליך ההטמעה והופכים את הפורטל הארגוני לחלק בלתי נפרד מסביבת העבודה המודרנית.
הפורטל מוכיח את עצמו בשיתוף מידע בין צוותים והוא בעיקר מקל על עבודה רצופה מול גורמי חוץ בארץ ובעולם.
מערכות לפיתוח פורטל אירגוני
- Sharepoint
- Odoo
- dotcms
