אחת הדרכים להשיג זאת היא על ידי אופטימיזציה עסקית כדי לשפר את היעילות, להפחית עלויות ולהגדיל את הפרודוקטיביות.

אוטומציה של תהליכים עסקיים היא כלי רב עוצמה שיכול לעזור לחברות להשיג את המטרות הללו.

מהי אוטומציה עסקית?

אוטומציה עסקית או אוטומציה של תהליכים עסקיים מתייחסת לשימוש בטכנולוגיה לאוטומציה של משימות רפטטיביות בתהליך העסקי. 

טכנולוגיה זו יכולה להיות תוכנה, חומרה או שילוב של שניהם. 

מטרת האוטומציה העסקית היא לייעל את זרימות העבודה, לצמצם התערבות ידנית ולהפחית שגיאות הנובעות מעבודה רפיטטיבית.

ניתן ליישם אוטומציה עסקית על מגוון רחב של תהליכים עסקיים, כולל הנהלת חשבונות, משאבי אנוש, ניהול מלאי, מכירות, שיווק ושירות לקוחות. 

לדוגמה, בהנהלת חשבונות, אוטומציה עסקית יכול להפוך את התהליך של יצירת חשבוניות, עיבוד תשלומים ותיאום חשבונות לאוטומטי. 

בתחום משאבי האנוש, אוטומציה עסקית יכול להפוך את התהליך של גיוס עובדים חדשים, ניהול שכר וניהול הטבות.

בשיווק ניתן לייעל את הליכי כתיבת התוכן וניהול הקמפיינים.

מדוע אוטומציה עסקית חשובה?

אוטומציה של תהליכים עסקיים חשובה מכמה סיבות.

יעילות – על ידי אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן וגוזלות זמן, אוטומציה עסקית יכולה להפחית
משמעותית את הזמן והמאמץ הנדרשים להשלמת תהליך עסקי. 

זה יכול להוביל ליעילות מוגברת, זמני אספקה ​​מהירים יותר ושיפור הפרודוקטיביות.

הפחתת עלויות והקצאת משאבים – אוטומציה עסקית מסייעת לארגונים להפחית עלויות על ידי צמצום התערבות ידנית,
הפחתת שגיאות ואופטימיזציה של זרימות העבודה. 

לדוגמה, אוטומציה של תהליך יצירת חשבוניות יכולה להוזיל משמעותית את עלות ההדפסה,
הדיוור והעיבוד של חשבוניות נייר (כמו שעושות איקאונט או חשבונית ירוקה למשל).

שיפור האיכות – אוטומציה עסקית יכול לעזור לשפר את האיכות של תהליך עסקי על ידי צמצום שגיאות, חוסר עקביות ואיחורים. 

זה יכול להוביל לשביעות רצון לקוחות טובה יותר, מוצרים או שירותים באיכות גבוהה יותר ושיפור המוניטין של המותג.

גמישות וצמיחה – אוטומציה עסקית יכול לעזור לחברות להגדיל את הפעילות שלהן מבלי להגדיל את כוח העבודה שלהן. 

על ידי אוטומציה של משימות רפטטיביות, אוטומציה עסקית מסייעת להפנות משאבים לפעילויות אסטרטגיות יותר.

יתרון תחרותי – אוטומציה עסקית יכול לעזור לחברות להשיג יתרון תחרותי בכך שהוא מאפשר להן לפעול בצורה יעילה,
אפקטיבית ופרודוקטיבית יותר מאשר מתחרותיהן.

כיצד ליישם אוטומציה עסקית?

הטמעת אוטומציה של תהליכים עסקיים דורשת גישה שיטתית. 

זיהוי התהליך העסקי לאוטומציה – השלב הראשון הוא לזהות את התהליך העסקי שצריך להפוך לאוטומטי. 

זה יכול להיות תהליך שחוזר על עצמו או תהליך מועד לשגיאות.

הגדרת ההיקף – לאחר זיהוי התהליך העסקי, יש להגדיר את היקף פרויקט האוטומציה. 

זה כולל זיהוי התשומות והשלבים המעורבים בתהליך.

בחירת כלי האוטומציה – השלב הבא הוא זיהוי כלי האוטומציה שישמשו לאוטומציה של התהליך.

 זה יכול לכלול תוכנה, חומרה או שילוב של שניהם.

פיתוח תוכנית אוטומציה – לאחר זיהוי כלי האוטומציה, יש לפתח תוכנית ליישום פרויקט האוטומציה. 

זה צריך לכלול לוחות זמנים, תקציב ורשימת משאבים נדרשים.

בדיקת האוטומציה – לפני הטמעת האוטומציה, חשוב לבדוק אותו ביסודיות כדי לוודא שהיא פועלת כמתוכנן.

הטמעת האוטומציה – לאחר שפרויקט האוטומציה נבדק ואושר, ניתן ליישם אותו. 

הדבר עשוי להיות כרוך בהכשרת עובדים, עדכון נהלים ושילוב כלי האוטומציה בתשתית הקיימת.

.

דוגמאות לאוטומציה עסקית

ישנן דוגמאות רבות לאוטומציה של תהליכים עסקיים בתעשיות שונות. 

ניהול מלאי – אוטומציה עסקית יכולה להפוך לאוטומטי את התהליך של מעקב אחר המלאי, הפקת הזמנות רכש וניהול ספקים.

מכירות ושיווק – אוטומציה עסקית יכולה להפוך לאוטומטי את התהליך של יצירת לידים, פילוח לקוחות וקמפיינים שיווקיים במייל.

שירות לקוחות – אוטומציה עסקית יכולה להפוך לאוטומטי את התהליך של מענה לפניות לקוחות, ניהול תלונות לקוחות ומעקב אחר משוב לקוחות.

ייצור – אוטומציה עסקית יכולה להפוך לאוטומטי  את התהליך של תזמון הייצור, ניהול רמות מלאי ומעקב אחר בקרת האיכות.

מחפש מומחה אוטומציה עסקית? פנה עכשיו!

The post אוטומציה עסקית וייעול תהליכים עסקיים appeared first on קורל טכנולוגיות.

כמו למשל, הזמנת מלאי של פריטים שעומדים להסתיים, שליחת תלושי משכורת אחד אחד לכל עובד, הזנת נתונים, סריקת מסמכים.

אי פעם התגנבה לראשכם המחשבה שאולי פעולות אלה יכולות להתבצע על ידי רובוט?

פעולות פשוטות, חזרתיות, ושאינן מצריכות חשיבה מורכבת, מעלות בנו לעיתים תהיות כאלה. נשאלת השאלה האם אפשר להיעזר ברובוט ובכך להתפנות לדברים אחרים, והאם הרובוט יבצע את עבודתו נאמנה. בדיוק בשביל זה קיימת מערכת RPA – Robotic Process Automation, הלוא היא מערכת אוטומציה רובוטית.

אז מה זה RPA?

מערכת האוטומציה הרובוטית, היא מערכת שמטרה היא לסייע בביצוע הליכים דיגיטליים קבועים, על מנת להקל על הארגון, ולאפשר לעובדים להתעסק במה שבאמת חשוב. המערכת לומדת את ההליכים הנדרשים, לרוב אלו שחוזרים על עצמם שוב ושוב בחוקיות או בדפוס, ובכך לוקחת על עצמה עול רב.

אז איך זה קורה?

הרובוט לומד את אותה פעולה אנושית, ופשוט משכפל אותה. 

מה ההבדל בין רובוט לבן אדם?

אז לפני שניסחף בדמיונות על משרד רובוטי בזמן שאנחנו נשב על החוף ונשתה שייק, בואו נעשה הבחנה חשובה. קיימות פעולות שרובוט יכול לבצע, פעולות שחוזרות על עצמן, ובעלות דפוס מסוים. פעולות אלה לרוב לא יהיו מורכבות, ויהיו לפי תבנית מסוימת.

למשל, במידה ואנו עובדים במחסן לציוד משרדי, והמחשב איתר שמספר המדפסות הוא נמוך, הוא ידע לבצע את ההזמנה באופן אוטומטי.

ומה אנחנו עושים בזמן הזה?

מבצעים פעולות שהמחשב אינו יכול לבצע. הכוונה לפעולות מורכבות, הדורשות יחס אישי, חשיבה לוגית, חיזוי העתיד, ויחסי אנוש. פעולות כאלה נאלץ להמשיך לעשות בעצמנו, כשעצם הסיוע של הרובוט הוא ביצוע המשימות הפשוטות. 

למה משמש RPA?

כולנו שואפים לנהל עסק יעיל, בעל תפוקה רבה, ובעלויות נמוכות. בעידן המודרני, יותר ויותר עסקים נעזרים במערכות אוטומטיות, רובוטים, בוטים ושלל תוכנות אוטומציה על מנת לבצע פעולות יומיומיות. המטרה כמובן, היא ייעול העסק. רובוט לא עושה טעויות אנוש, ויכול לבצע משימות במהירות רבה מבן אדם.

המערכת הרובוטית יכולה לעמוד בעומס רב, מבלי לפגוע באיכות העבודה. רובוט לא צריך הפסקת קפה, ולא צריך לצאת בחמישי מוקדם לחתונה של בת דודה שלו.

התוצאה – עבודה מסביב לשעון ללא פשרות.

ניתן להגדיר את פעילויות הרובוט בארבעה היבטים – 

• זמן קצר – הרובוט מהיר ב60% מבן אדם בביצוע אותה פעולה. הרובוט מפנה לנו זמן לבצע פעולות אחרות חשובות ומורכבות יותר, ומנקה את רשימת המשימות במהירות.
• דיוק- מחשב לא מבצע טעויות אנוש, ואפשר לסמוך עליו בעיניים עצומות.
• תפוקה- העלייה בתפוקת העסק היא תופעה שאי אפשר להתכחש אליה. בגלל שהרובוט גם עובד יותר טוב, וגם עובד יותר זמן, מדובר בתוספת של שבוע עבודה לכל חודש.
• חיסכון – העבודה של רובוט משתווה לארבעה עובדים במשרה מלאה במשך שנה. החיסכון הכלכלי הוא אדיר, שכן לא משנה כמה תעלה מערכת הRPA, במרוצת השנים זה ישתלם יותר מלהעסיק ארבעה עובדים בשנה. 

RPA בפן הטכנולוגי

תשמחו לשמוע שלא צריך לפתח ממשקים למערכת התפעולית, ולא צריך לשנות את ממשק המשתמש הקיים.

הרובוט מתממשק למשתמש הקיים ללא צורך בשינוי. המערכת יכולה לפעול גם בממשקים גרפיים, וגם בממשקי תוכנה. מבחינת גישה למערכות, ברגע שהבוט עובד בסביבה שצריך אליה קוד גישה, סיסמא או שם משתמש, יש להגדיר מראש את תהליך זה.

הכוונה שיש להגדיר את הפרטים שיאפשרו לו את הגישה, או במילים יותר פשוטות – לתת לרובוט את הסיסמא. לכל מערכת RPA  קיים “בנק סיסמאות” ששמור אצלה, ומכיל את כל הסיסמאות והמשתמשים הדרושים של אותה פעולה. אל דאגה, הרובוט מאובטח, ובעל אחסון מוצפן.

אסטרטגיה

גם אם תרכשו את מערכת האוטומציה הרובוטית היקרה והנחשבת ביותר בשוק, הדבר ירד לטמיון ללא אסטרטגיה נכונה. בטרם תחילת התקנת המערכת, עלינו לבצע חושבים יחד עם בכירים בארגון ולענות על כמה שאלות. מה אנחנו מנסים להשיג, מה הם יעדי החברה לעתיד הקרוב, אילו פעולות היינו רוצים להעביר אוטומציה, ובאילו היבטים נרצה לבצע את האופטימיזציה לחברה.

נגדיר תחילה, אילו פעולות הרובוט יכול לעשות ואילו אינו יכול לעשות, ונבחן את איכות הביצוע של פעולות הרובוט על מנת לוודא שהן מתבצעות לשביעות רצוננו. ככל שנהיה מדויקים יותר בשלב האסטרטגיה, הדבר יקל עלינו בהמשך וכך הרובוט יענה על צרכינו.

אפשר להיעזר בליווי של נותני השירות בשלב כתיבת האסטרטגיה, על מנת לקבל את המענה המקצועי המתאים. 

הרובוט הוא לא כל יכול

ככל שנכיר בעובדה זאת, כך ננמיך את הציפיות ונהיה ריאליים. אם נזרוק על הרובוט משימות שלא יוכל לעשות, אנחנו רק ננחל אכזבות.

קיימים תהליכים בארגון שנוכל לעשות להם אוטומציה בקלות, תהליכים שנוכל לעשות להם אוטומציה עם מעט מאמץ, ותהליכים שיהיה קשה מאוד לעשות להם אוטומציה.

את ההבחנה בין שלושת הסוגים אנשי מקצוע יוכלו לעשות בקלות. לא כדאי לאתגר את הרובוט מעל המצופה, ולתת לו לעשות את מה שהוא יודע הכי טוב. 

דוגמה לבוט

נכנסתם לאתר של בנק, או חברה גדולה וקפץ חלון צ’אט בתחתית המסך. הרובוט מברך אתכם לשלום, ומציע לכם להיעזר בו.

אתם מקישים בחשש ששכחתם את הסיסמא, שאתם צריכים קוד זיהוי וכן הלאה. על ידי שימוש במילות מפתח, הבוט יכול לעזור לכם בקישור או הטופס המתאים ללא מעורבות אנושית. 

גם רובוט צריך לנוח

כאמור, הרובוט יכול לעבוד מסביב לשעון. שימו לב שהרובוט יכול לבצע מספר פעולות ביממה, אך פעולה אחת בכל פעם. לכן, כדאי לאפשר לרובוט כ-4 שעות ביממה “לנוח” על מנת לווסת את כמות העומס, בין אם לוקח לו זמן רב לעשות את אותה פעולה, ובין אם יש לו פעולות רבות לבצע.

הדרגתיות היא מילת המפתח

שימו לב לא כדאי לקפוץ למים ולהפוך את תהליכים ופעולות בארגון לאוטומטיות בבת אחת, אלא לבחון את התהליכים אחד אחד, ולהתקדם לאט ובזהירות. עלינו לוודא שאנחנו אכן מרוצים מהאופן בו הרובוט מבצע את הפעולה, ורק אז להתקדם לפעולה הבאה.  

 הטמעת RPA

כמו לפני כל התקנת מערכת חדשה במשרד, עולה החשש להתחיל משהו חדש, בטח ובטח כשמדובר בלסמוך על רובוט עם פעולות אקטיביות בעסק. קיימת תופעה מוכרת, שלאחר התקנת מערכת האוטומציה הרובוטית, עובדים רבים “בודקים” את הרובוט, כדי לאתר תקלות או טעויות.

במידה ואכן מוצאים תקלות תמיד כדאי לפנות לתמיכה הטכנית, אך במידה והמערכת הותקנה כראוי – הרובוט לא טועה, לנו פשוט קשה לסמוך. זה טבעי, שכן לוקח מעט זמן לסמוך על הרובוט ולהפקיד בידיו פעולות חשובות בארגון שלכם.

 ככל שהמערכת תוטמע באופן עמוק יותר, כך נוכל לעלות על הגל בזמן קצר, לסמוך על המערכת, ולתת לה להתנהל בחופשיות.

כדאי לבחור בספק מקצועי ובעל ניסיון שיוכל להטמיע את המערכת באופן המיטבי, ולהדריך את העובדים בנוגע לאופן העבודה החדש. מן הסתם שהפעילות כמו שהעובדים מכירים אותה עומדת להשתנות, חלק מהמשימות כבר לא יבוצעו על ידיהם. ככל שהשינוי יהיה ברור יותר, כך המעבר יהיה חלק יותר.

מי אנחנו?

קורל טכנולוגיות, בית תוכנה יצירתי המעניק שירותי פיתוח תוכנה, אפליקציות ומערכות ניהול ידע

מה אנחנו יכולים לעשות עבורך?

The post RPA – אוטומציה עסקית appeared first on קורל טכנולוגיות.