בסביבה העסקית התחרותית של היום, חברות צריכות להתעדכן תדיר בחידושים הטכנולוגיים כדי ליעל את תהליכי העבודה.
אחת הדרכים להשיג זאת היא על ידי אופטימיזציה עסקית כדי לשפר את היעילות, להפחית עלויות ולהגדיל את הפרודוקטיביות.
אוטומציה של תהליכים עסקיים היא כלי רב עוצמה שיכול לעזור לחברות להשיג את המטרות הללו.
מהי אוטומציה עסקית?
אוטומציה עסקית או אוטומציה של תהליכים עסקיים מתייחסת לשימוש בטכנולוגיה לאוטומציה של משימות רפטטיביות בתהליך העסקי.
טכנולוגיה זו יכולה להיות תוכנה, חומרה או שילוב של שניהם.
מטרת האוטומציה העסקית היא לייעל את זרימות העבודה, לצמצם התערבות ידנית ולהפחית שגיאות הנובעות מעבודה רפיטטיבית.
ניתן ליישם אוטומציה עסקית על מגוון רחב של תהליכים עסקיים, כולל הנהלת חשבונות, משאבי אנוש, ניהול מלאי, מכירות, שיווק ושירות לקוחות.
לדוגמה, בהנהלת חשבונות, אוטומציה עסקית יכול להפוך את התהליך של יצירת חשבוניות, עיבוד תשלומים ותיאום חשבונות לאוטומטי.
בתחום משאבי האנוש, אוטומציה עסקית יכול להפוך את התהליך של גיוס עובדים חדשים, ניהול שכר וניהול הטבות.
בשיווק ניתן לייעל את הליכי כתיבת התוכן וניהול הקמפיינים.
מדוע אוטומציה עסקית חשובה?
אוטומציה של תהליכים עסקיים חשובה מכמה סיבות.
יעילות – על ידי אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן וגוזלות זמן, אוטומציה עסקית יכולה להפחית
משמעותית את הזמן והמאמץ הנדרשים להשלמת תהליך עסקי.
זה יכול להוביל ליעילות מוגברת, זמני אספקה מהירים יותר ושיפור הפרודוקטיביות.
הפחתת עלויות והקצאת משאבים – אוטומציה עסקית מסייעת לארגונים להפחית עלויות על ידי צמצום התערבות ידנית,
הפחתת שגיאות ואופטימיזציה של זרימות העבודה.
לדוגמה, אוטומציה של תהליך יצירת חשבוניות יכולה להוזיל משמעותית את עלות ההדפסה,
הדיוור והעיבוד של חשבוניות נייר (כמו שעושות איקאונט או חשבונית ירוקה למשל).
שיפור האיכות – אוטומציה עסקית יכול לעזור לשפר את האיכות של תהליך עסקי על ידי צמצום שגיאות, חוסר עקביות ואיחורים.
זה יכול להוביל לשביעות רצון לקוחות טובה יותר, מוצרים או שירותים באיכות גבוהה יותר ושיפור המוניטין של המותג.
גמישות וצמיחה – אוטומציה עסקית יכול לעזור לחברות להגדיל את הפעילות שלהן מבלי להגדיל את כוח העבודה שלהן.
על ידי אוטומציה של משימות רפטטיביות, אוטומציה עסקית מסייעת להפנות משאבים לפעילויות אסטרטגיות יותר.
יתרון תחרותי – אוטומציה עסקית יכול לעזור לחברות להשיג יתרון תחרותי בכך שהוא מאפשר להן לפעול בצורה יעילה,
אפקטיבית ופרודוקטיבית יותר מאשר מתחרותיהן.
כיצד ליישם אוטומציה עסקית?
הטמעת אוטומציה של תהליכים עסקיים דורשת גישה שיטתית.
זיהוי התהליך העסקי לאוטומציה – השלב הראשון הוא לזהות את התהליך העסקי שצריך להפוך לאוטומטי.
זה יכול להיות תהליך שחוזר על עצמו או תהליך מועד לשגיאות.
הגדרת ההיקף – לאחר זיהוי התהליך העסקי, יש להגדיר את היקף פרויקט האוטומציה.
זה כולל זיהוי התשומות והשלבים המעורבים בתהליך.
בחירת כלי האוטומציה – השלב הבא הוא זיהוי כלי האוטומציה שישמשו לאוטומציה של התהליך.
זה יכול לכלול תוכנה, חומרה או שילוב של שניהם.
פיתוח תוכנית אוטומציה – לאחר זיהוי כלי האוטומציה, יש לפתח תוכנית ליישום פרויקט האוטומציה.
זה צריך לכלול לוחות זמנים, תקציב ורשימת משאבים נדרשים.
בדיקת האוטומציה – לפני הטמעת האוטומציה, חשוב לבדוק אותו ביסודיות כדי לוודא שהיא פועלת כמתוכנן.
הטמעת האוטומציה – לאחר שפרויקט האוטומציה נבדק ואושר, ניתן ליישם אותו.
הדבר עשוי להיות כרוך בהכשרת עובדים, עדכון נהלים ושילוב כלי האוטומציה בתשתית הקיימת.
.
דוגמאות לאוטומציה עסקית
ישנן דוגמאות רבות לאוטומציה של תהליכים עסקיים בתעשיות שונות.
ניהול מלאי – אוטומציה עסקית יכולה להפוך לאוטומטי את התהליך של מעקב אחר המלאי, הפקת הזמנות רכש וניהול ספקים.
מכירות ושיווק – אוטומציה עסקית יכולה להפוך לאוטומטי את התהליך של יצירת לידים, פילוח לקוחות וקמפיינים שיווקיים במייל.
שירות לקוחות – אוטומציה עסקית יכולה להפוך לאוטומטי את התהליך של מענה לפניות לקוחות, ניהול תלונות לקוחות ומעקב אחר משוב לקוחות.
ייצור – אוטומציה עסקית יכולה להפוך לאוטומטי את התהליך של תזמון הייצור, ניהול רמות מלאי ומעקב אחר בקרת האיכות.
