מיהו יועץ פרטיות מידע?
כאשר מדברים על יועץ פרטיות מידע, הכוונה היא לאיש מקצוע שמלווה ארגונים בכל הנוגע לאיסוף, עיבוד, אחסון, שיתוף, שמירה ומחיקה של מידע אישי.
למרות שהביטוי נשמע לעיתים טכני או משפטי, בפועל מדובר בתפקיד אסטרטגי מאוד שמשפיע כמעט על כל מחלקה בארגון.
יועץ פרטיות מידע בוחן כיצד הארגון פועל בפועל.
הוא ממפה את מקורות המידע, בודק טפסי הרשמה, אתרי אינטרנט, מערכות CRM, מאגרי לקוחות, מערכות דיוור, הסכמי עובדים, נהלים פנימיים, התקשרויות עם ספקים, שירותי ענן, מערכות מצלמות, תהליכי גיוס, מוקדי שירות, פעולות שיווק דיגיטלי וכל תהליך שיש בו נגיעה למידע אישי.
אחד ההיבטים המרכזיים בעבודתו הוא זיהוי פערים.
לדוגמה, ייתכן שעסק אוסף יותר מידע ממה שהוא באמת צריך.
ייתכן שאין לו מדיניות פרטיות מעודכנת.
ייתכן שעובדים ניגשים למידע ללא הרשאות מסודרות.
ייתכן שאין מנגנון ברור לטיפול בבקשות של לקוחות לעיון, תיקון או מחיקה של המידע.
ייתכן גם שהעסק משתמש בכלי צד שלישי, אך אינו בודק כיצד אותו ספק מטפל במידע.
יועץ פרטיות מידע נועד לאתר בעיות כאלה לפני שהן הופכות לאירוע יקר ומסוכן.
חשוב להבין שהתחום של פרטיות מידע חורג מהשאלה אם יש או אין פריצה.
גם ארגון מאובטח טכנולוגית עלול להפר כללי פרטיות אם הוא משתמש במידע ללא בסיס מתאים, אינו מעניק גילוי נאות, אינו שומר על עקרון צמצום המידע, או אינו מנהל הרשאות וגישה בצורה מסודרת.
לכן יועץ פרטיות מידע עוסק גם במדיניות, גם בתהליכים, גם בהדרכה, גם בהתנהלות מול ספקים וגם בהיערכות לאירועים חריגים.
בחלק מהמקרים היועץ מלווה את הארגון באופן שוטף.
במקרים אחרים הוא נקרא לטיפול נקודתי, כמו הכנה לביקורת, בחינה של מוצר חדש, מענה לדרישות רגולטוריות, כתיבת מסמכי פרטיות, ביצוע סקר פערים, או בניית תוכנית עבודה שנתית בתחום.
הערך הגדול של יועץ פרטיות מידע הוא ביכולת להפוך נושא מורכב ומופשט למסגרת פעולה ברורה, מדידה ויישומית.
במקום שהנהלה תישאר עם תחושה כללית שיש צורך “לעמוד ברגולציה”, היועץ מסייע לבנות תוכנית הכוללת מיפוי, סדרי עדיפויות, חלוקת אחריות, נהלים, מסמכים, בקרה והטמעה.
סוגי יועצי פרטיות מידע
תחום פרטיות המידע רחב מאוד, ולכן קיימים בפועל כמה סוגים של מומחים ושירותי ייעוץ תחת הכותרת יועץ פרטיות מידע.
הסוג הראשון הוא יועץ פרטיות מידע בעל אוריינטציה רגולטורית ומשפטית.
יועץ כזה מתמקד בדרישות החוק, ברישום מאגרי מידע ככל שנדרש, בניסוח מסמכי פרטיות, בהסכמות, בתנאי שימוש, בהסכמים עם ספקים, בבחינת בסיסי עיבוד מידע, ובטיפול בזכויות נושאי מידע.
הוא מתאים במיוחד לארגונים שעובדים בסביבה רגולטורית מורכבת או מול קהלים רגישים.
הסוג השני הוא יועץ פרטיות מידע בעל רקע טכנולוגי ואבטחתי.
יועץ כזה בוחן את הארכיטקטורה של המערכות, את בקרות הגישה, את אופן אחסון הנתונים, שימוש בענן, מחזור חיי המידע, אנונימיזציה, פסאודונימיזציה, לוגים, גיבויים, הרשאות, ממשקים בין מערכות וחשיפות טכנולוגיות אפשריות.
הוא רואה את פרטיות המידע כחלק מהתכנון ההנדסי של המערכת.
הסוג השלישי הוא יועץ פרטיות מידע ארגוני ותהליכי.
כאן הדגש הוא על יישום בתוך הארגון.
היועץ מלווה הנהלה, משאבי אנוש, שיווק, שירות, תפעול, מערכות מידע ורכש.
הוא מסייע בבניית נהלים, מסלולי אישור, הגדרות תפקיד, מדיניות שמירת מסמכים, נהלי מחיקה, תהליכי דיווח על אירועים, הדרכות עובדים, ובקרות שוטפות.
זהו ייעוץ שחוצה מחלקות ומטרתו להטמיע תרבות פרטיות ולא רק לעמוד בדרישה פורמלית.
הסוג הרביעי הוא יועץ פרטיות מידע המתמחה במגזר מסוים.
יש יועצים המתמקדים במערכות בריאות, אחרים בחברות פיננסיות, בחינוך, במסחר מקוון, בסטארטאפים, בתעשייה, ברשויות מקומיות או בגופים ציבוריים.
לכל מגזר יש רגישויות שונות, מאפייני מידע שונים, חובות דיווח שונות ורמת סיכון שונה.
לכן לעיתים נדרש יועץ שמכיר לא רק את התחום הכללי, אלא גם את המציאות המעשית של הענף.
הסוג החמישי הוא יועץ פרטיות מידע למוצרים דיגיטליים ופיתוח מערכות.
במקרים כאלה היועץ מלווה תהליכי פיתוח ומסייע ליישם Privacy by Design.
כלומר, לחשוב על פרטיות כבר בשלב האפיון ולא רק אחרי שהמוצר עלה לאוויר.
הוא בוחן אילו נתונים הכרחיים באמת, כיצד להציג הסכמות, איך להפריד בין שימושים שונים, כיצד להגדיר ברירות מחדל מצמצמות מידע, ואיך לאפשר למשתמש שליטה טובה יותר על הנתונים שלו.
בפועל, ארגונים רבים נזקקים לשילוב בין כמה סוגי מומחיות.
לכן יועץ פרטיות מידע איכותי הוא בדרך כלל מי שמסוגל להסתכל על התמונה הרחבה, לדבר בשפה של הנהלה, של משפטנים ושל אנשי טכנולוגיה, ולחבר את הכול למסלול פעולה ישים.
מי צריך יועץ פרטיות מידע?
התשובה הקצרה היא שכמעט כל ארגון שאוסף, שומר או משתמש במידע אישי זקוק במידה כזאת או אחרת לליווי של יועץ פרטיות מידע.
הסיבה לכך פשוטה.
רוב העסקים מחזיקים היום מידע על לקוחות, עובדים, מועמדים לעבודה, ספקים, גולשים באתר, מנויים לדיוור, פונים דרך טפסים, משתמשים באפליקציה או משתתפים בפעילות שיווקית.
גם עסק קטן יחסית עלול לטפל במידע רגיש בלי להבין עד הסוף את המשמעויות.
חברות מסחריות זקוקות ליועץ כאשר הן מפעילות אתרי מכירה, מועדוני לקוחות, מערכות פרסום, שירות לקוחות, מערכות CRM, מצלמות אבטחה, או ממשקי תשלום.
הן נדרשות לדעת איזה מידע נאסף, איך מעדכנים את הלקוחות, אילו הרשאות ניתנות לעובדים, איך מטפלים בהסרה מדיוור, איך מתקשרים עם ספקי צד שלישי, ואיך מתמודדים עם אירועי אבטחה ופרטיות.
ארגונים בתחום הבריאות, הרווחה והטיפול זקוקים לליווי ברמה גבוהה במיוחד.
הם עוסקים במידע רגיש מאוד, לעיתים רפואי, סוציאלי או אישי, ולכן טעות בהתנהלות עלולה להוביל לנזק ממשי למטופלים ולחשיפה משפטית משמעותית לארגון.
גם מוסדות חינוך נדרשים לעסוק בפרטיות מידע.
בתי ספר, מכללות, גני ילדים, קורסים מקוונים ומערכות למידה אוספים מידע על תלמידים, הורים ואנשי צוות.
כאשר נעשה שימוש במערכות ענן, מצלמות, יומנים דיגיטליים, קבוצות תקשורת וכלי מעקב לימודיים, נוצר צורך ברור בהכוונה מקצועית.
משרדי עורכי דין, רואי חשבון, יועצי מס, חברות ביטוח וגופים פיננסיים מחזיקים מידע אישי וכלכלי ברגישות גבוהה.
אצלם פרטיות מידע אינה רק עניין של תדמית, אלא חלק מליבת האחריות המקצועית.
גם סטארטאפים וחברות טכנולוגיה צריכים יועץ פרטיות מידע כבר בשלבים מוקדמים.
לעיתים יזמים מתמקדים במהירות פיתוח, גיוס משתמשים וצמיחה, אך מזניחים את היבטי הפרטיות.
בהמשך, כאשר הם פונים למשקיעים, לשווקים בינלאומיים או ללקוחות ארגוניים, מתגלה שהיעדר תשתית פרטיות מסודרת הופך לחסם עסקי.
רשויות מקומיות, גופים ציבוריים, עמותות ומלכ”רים נדרשים גם הם לליווי כזה.
הם מנהלים כמויות גדולות של מידע אישי, לעיתים על אוכלוסיות מוחלשות או על ציבור רחב, ונדרשים להבטיח רמה גבוהה של אחריות, שקיפות וממשל תקין.
גם עסקים קטנים אינם פטורים מהצורך.
מרפאה פרטית, קליניקה, משרד נדל”ן, חנות אינטרנטית, מכון כושר, משרד גיוס, סוכנות שיווק או חברה לניהול נכסים עשויים להחזיק כמויות לא קטנות של מידע אישי.
לעיתים דווקא בארגונים קטנים אין נהלים, אין חלוקת אחריות מסודרת, וההתנהלות מבוססת על אלתור.
במצבים כאלה יועץ פרטיות מידע יכול למנוע טעויות בסיסיות ולבנות תשתית פשוטה ונכונה.
בסופו של דבר, כל מי שרוצה לצמצם סיכונים, לשפר אמון לקוחות, לעבוד נכון מול רגולציה, ולהראות בגרות ניהולית, צריך לשקול עבודה עם יועץ פרטיות מידע.
סטטיסטיקות מישראל בנושא יועץ פרטיות מידע
בישראל ניכרת בשנים האחרונות עלייה ברורה במודעות לפרטיות מידע.
העלייה הזאת נובעת משילוב של כמה גורמים.
התרחבות השירותים הדיגיטליים, שימוש גובר בענן, עלייה בהיקף מתקפות הסייבר, חיזוק הפיקוח הרגולטורי, התקדמות בחקיקה, והשפעה של סטנדרטים בינלאומיים על השוק המקומי.
לפי מגמות שפורסמו בשנים האחרונות על ידי גופי ממשל, סייבר ורגולציה בישראל, יותר ויותר ארגונים מבינים כי לא ניתן להפריד בין אבטחת מידע לבין פרטיות מידע.
אירועי דלף מידע, גישה לא מורשית, שימוש לא תקין במאגרים וחשיפות של נתוני לקוחות הפכו לנושא שנמצא על שולחן ההנהלה.
דוחות ופרסומים מקצועיים מהשוק הישראלי מצביעים על כך שחלק משמעותי מהארגונים עדיין מתמודדים עם פערים בסיסיים בניהול מידע אישי.
בין הפערים הנפוצים ניתן למצוא חוסר במיפוי מאגרי מידע, היעדר מדיניות פרטיות מסודרת, הרשאות גישה רחבות מדי, ניהול לקוי של ספקים, ושמירת מידע מעבר לפרק הזמן הנדרש.
במגזר העסקי ניכרת עלייה בביקוש לשירותי סקרי פערים, כתיבת נהלים, ליווי בביקורות, הטמעת מדיניות פרטיות והדרכות לעובדים.
עסקים ישראליים שפועלים מול לקוחות מחו”ל נדרשים לא פעם להוכיח עמידה בסטנדרטים מתקדמים, ולכן פונים לשירות של יועץ פרטיות מידע לא רק כדי להימנע מסיכון, אלא גם כדי לאפשר צמיחה עסקית וכניסה לשווקים חדשים.
גם במגזר הציבורי קיימת תנועה ברורה לכיוון של הסדרה טובה יותר.
היקף המידע שמנוהל בגופים ציבוריים בישראל עצום, והצורך בבקרה מקצועית, מיפוי תהליכים והטמעת מנגנוני פרטיות רק הולך וגדל.
בתחום הבריאות והחינוך, המודעות לפרטיות מידע הפכה בולטת במיוחד.
המעבר למערכות דיגיטליות, שירותים מרחוק, טפסים מקוונים ופלטפורמות ענן יצר הזדמנויות רבות, אך גם סיכונים נלווים שמחייבים ליווי מקצועי.
מבחינת השוק, ניתן לראות יותר מכרזים, יותר דרישות סף, ויותר בקשות של לקוחות לשקיפות ביחס לניהול מידע אישי.
המשמעות היא שפרטיות מידע כבר אינה נתפסת כנושא שולי או נקודתי.
היא הופכת למדד לאיכות ניהול, לאחריות תאגידית ולחוסן ארגוני.
אף שאין תמיד נתון אחד אחיד שמרכז את כלל הפעילות במשק, הכיוון ברור.
הביקוש לשירותי יועץ פרטיות מידע בישראל נמצא במגמת עלייה, בעיקר בקרב ארגונים שמבינים כי עלות ההיערכות נמוכה משמעותית מעלות המשבר.
יותר הנהלות מבינות שהשאלה כבר אינה האם צריך לעסוק בפרטיות מידע, אלא כיצד לעשות זאת נכון, באופן שוטף ובהתאמה לפעילות הארגון.
שירותי קורל טכנולוגיות בנושא יועץ פרטיות מידע
שירותי קורל טכנולוגיות בתחום יועץ פרטיות מידע מיועדים לסייע לעסקים, חברות, מוסדות וארגונים לבנות מסגרת מקצועית, ברורה וישימה לניהול נכון של מידע אישי.
הגישה של קורל טכנולוגיות מבוססת על חיבור בין הבנה רגולטורית, ראייה תהליכית, היכרות עם מערכות ארגוניות והתאמה מעשית לצרכים בשטח.
במקום פתרון תיאורטי בלבד, הדגש הוא על יצירת מנגנון עבודה שמשרת את הארגון ביום יום.
אחד השירותים המרכזיים הוא מיפוי תהליכי מידע אישי.
במסגרת זו נבחן אילו סוגי מידע נאספים בארגון, מאילו מקורות, לאילו מטרות, היכן הם נשמרים, מי ניגש אליהם, עם מי הם משותפים, ומהו מחזור החיים של כל סוג מידע.
מיפוי כזה הוא בסיס לכל תוכנית פרטיות רצינית, משום שהוא מאפשר להבין את התמונה המלאה ולזהות נקודות חולשה, עודפי מידע או שימושים לא מוסדרים.
קורל טכנולוגיות מספקת גם שירותי סקר פערים ובדיקת מוכנות.
זהו תהליך שבו נבחנת רמת הבשלות של הארגון בתחום פרטיות המידע.
הבדיקה כוללת מסמכים, נהלים, מערכות, ממשקים, תהליכי עבודה, הרשאות, התקשרויות עם ספקים ומנגנוני בקרה.
בסיום התהליך הארגון מקבל תמונת מצב ברורה, ממצאים מרכזיים והמלצות יישומיות לפי סדר עדיפויות.
שירות חשוב נוסף הוא כתיבה והטמעה של מדיניות ונהלים.
ארגונים רבים יודעים שצריך מדיניות פרטיות, אך מתקשים להפוך את הדרישות למסמכים מעשיים ולכללי עבודה ברורים.
קורל טכנולוגיות מסייעת בניסוח נהלי פרטיות, נוהלי גישה למידע, שמירת מידע, מחיקה, עבודה מול ספקים, טיפול בבקשות של נושאי מידע, דיווח על אירועים והדרכת עובדים.
המסמכים נבנים בהתאמה למציאות הארגונית ולא רק כתבנית כללית.
בנוסף, ניתן לקבל ליווי בהטמעת עקרונות פרטיות במערכות ובתהליכי פיתוח.
כאשר ארגון משיק שירות חדש, אתר, אפליקציה, טופס דיגיטלי, מערכת ניהול או ממשק לקוחות, חשוב לבחון כבר מראש אילו היבטי פרטיות קיימים.
קורל טכנולוגיות מסייעת לשלב חשיבה נכונה בשלבי האפיון והתכנון, כדי לצמצם סיכון עתידי ולחסוך תיקונים יקרים לאחר העלייה לאוויר.
תחום נוסף הוא ליווי הנהלה והדרכות.
ללא מודעות של בעלי תפקידים, גם הנהלים הטובים ביותר לא ייושמו כראוי.
לכן קורל טכנולוגיות מספקת הדרכות ממוקדות להנהלה, לעובדים, למנהלי מערכות מידע, לנציגי שירות ולמחלקות רלוונטיות, במטרה ליצור שפה אחידה ותרבות ארגונית אחראית ביחס למידע אישי.
במקרים של שינוי רגולטורי, ביקורת, דרישת לקוח, אירוע חריג או צורך בבדיקה נקודתית, קורל טכנולוגיות מעניקה גם ליווי ממוקד ומהיר.
היתרון של עבודה עם גוף מקצועי הוא היכולת לראות את כלל מרכיבי הפעילות, לזהות פערים שלא תמיד נראים מתוך הארגון, ולבנות פתרון מאוזן שמתאים להיקף הפעילות, לרמת הסיכון וליעדים העסקיים.
שירותי קורל טכנולוגיות בנושא יועץ פרטיות מידע נועדו לעזור לארגון לא רק להגן על עצמו, אלא גם להתנהל נכון יותר, לחזק אמון מול לקוחות ושותפים, ולהוכיח רצינות ניהולית בעולם שבו פרטיות היא חלק בלתי נפרד מאחריות עסקית.
שאלות ותשובות בנושא יועץ פרטיות מידע
אחת השאלות הנפוצות היא האם יועץ פרטיות מידע מתאים רק לחברות גדולות.
התשובה היא לא.
גם עסקים קטנים ובינוניים מחזיקים מידע אישי, ולעיתים דווקא אצלם הסיכון נובע מהיעדר נהלים, חוסר מודעות ושימוש בכלים דיגיטליים ללא בקרה.
יועץ פרטיות מידע מתאים לכל ארגון שיש לו מגע עם מידע אישי, כאשר היקף השירות מותאם לגודל ולמורכבות של הפעילות.
שאלה נוספת היא מה ההבדל בין יועץ פרטיות מידע לבין יועץ אבטחת מידע.
אבטחת מידע מתמקדת בהגנה על מערכות, נתונים ותשתיות מפני איומים, גישה לא מורשית ופגיעה בזמינות, בשלמות ובסודיות.
פרטיות מידע עוסקת בשאלה כיצד משתמשים במידע אישי באופן הוגן, חוקי, מידתי ושקוף.
יש חפיפה בין התחומים, אך הם אינם זהים.
יועץ פרטיות מידע בוחן גם את ההצדקה לאיסוף המידע, זכויות הפרט, מדיניות השימוש, משך השמירה, השקיפות כלפי האדם והיבטים רגולטוריים.
שואלים גם מתי נכון לפנות לשירות של יועץ פרטיות מידע.
התשובה הטובה ביותר היא מוקדם ככל האפשר.
רצוי לפנות כבר כאשר מקימים מערכת חדשה, משיקים שירות דיגיטלי, מפתחים מוצר, מבצעים שינויים בתהליכים, נכנסים לשוק חדש, מתקשרים עם ספקים חדשים או מזהים גידול בכמות המידע האישי.
ככל שפונים מוקדם יותר, כך קל וזול יותר ליישם פתרונות נכונים.
שאלה חשובה נוספת היא האם יועץ פרטיות מידע מספק גם מסמכים וגם ליווי מעשי.
יועץ מקצועי אמור לספק את שני הרבדים.
מצד אחד יש צורך במדיניות, נהלים, מסמכי גילוי והסכמים.
מצד שני, המסמכים לבדם אינם מספיקים אם אין הטמעה בפועל.
לכן השירות האפקטיבי כולל מיפוי, ניתוח פערים, בניית תוכנית פעולה, ליווי הנהלה והטמעה בשגרות העבודה.
יש גם מי ששואל האם פרטיות מידע רלוונטית רק למידע רגיש.
גם כאן התשובה היא לא.
כל מידע שקשור לאדם מזוהה או ניתן לזיהוי עשוי להיות רלוונטי.
שם, טלפון, כתובת דוא”ל, פרטי התקשרות, נתוני שימוש, צילומים, מיקום, נתוני רכישה, פרטי עובד או מועמד, כל אלה עשויים להיחשב מידע אישי בהתאם להקשר.
כאשר מדובר במידע רגיש, רמת הזהירות הנדרשת כמובן גבוהה יותר.
עוד שאלה נפוצה היא האם אפשר להסתפק במדיניות פרטיות שמועתקת מאתר אחר.
התשובה היא שלא כדאי.
לכל ארגון יש תהליכים שונים, מערכות שונות, מטרות שונות וסיכונים שונים.
מסמך כללי שאינו משקף את המציאות בפועל עלול להטעות את הציבור וליצור חשיפה מיותרת.
יועץ פרטיות מידע מסייע להתאים את המדיניות למצב האמיתי בארגון.
לבסוף, נשאלת השאלה מהו הערך העסקי של יועץ פרטיות מידע.
מעבר לצמצום סיכונים, יש כאן יתרון ממשי בבניית אמון.
לקוחות, עובדים, שותפים ומשקיעים רוצים לדעת שהארגון מתייחס למידע אישי ברצינות.
התנהלות נכונה בתחום הזה מחזקת מוניטין, משפרת מוכנות לביקורות ודרישות לקוח, ותומכת בצמיחה ארוכת טווח.
מחפש יועץ פרטיות מידע? פנה עכשיו!
