מערכות מידע כוללות מאגרי נתונים וידע, אשר חיוניים למוסדות ולארגונים ועסקים מכל סוג.
אולם לא תמיד המערכת הנוכחית היא האופטימלית והטובה ביותר.
נסביר כיצד יודעים שהגיע הזמן לבחון שינוי והחלפה של מערכת המידע וכן מתי עדיף
להחליף ולא להסתפק בשדרוג.
איך נזהה מצב שבו דרושה החלפת מערכת מידע?
ניתן להכיר סימנים שונים לכך שמערכת מידע נוכחית איננה עושה את תפקידה בצורה מיטבית.
אפשר לשאול את המשתמשים עצמם או קבוצת מיקוד מתוכם, ממה הם מרוצים וממה לא מרוצים,
במערכת המידע הנוכחית.
אפשר לבדוק האם המשתמשים צריכים להשתמש בקבצים נוספים או בתוכנות חיצוניות,
משום שמערכת המידע לא יכולה לספק להם את כל המידע באופן הרצוי להם.
כמות הטעויות יכולה לרמז על כך שנדרשת החלפת מערכת מידע.
אם המשתמשים לא מוצאים את המידע הנכון הדרוש להם, זה מצביע על בעיה.
ריבוי שאלות מצד המשתמשים או מיעוט שימוש במערכת מידע, מרמזים על כך שמשהו
לא עובד כמו שצריך במערכת.
זרימה לקויה של מידע בארגון או סרבול במהלך העבודה עם המערכת.
זיהוי פערים בין רצוי לבין מצוי – בדיקה האם הפער נובע מתהליכי עבודה שאפשר לשנות
או בשל בעיה מבנית במערכת המידע הנוכחית.
להחליף או לשדרג את מערכת המידע?
כאשר מעריכים שיתכן מאוד שנדרשת החלפת מערכת מידע, עולה השאלה האם להחליף או לשדרג.
ההחלטה יכולה לנבוע מכמה דברים:
רמת הפערים – מהי רמת הפערים בין המצב הרצוי לבין המצב הנוכחי במובני שימוש ותועלת ממערכת המידע.
המלצות גורם חיצוני – ניתן להיעזר ביועצים חיצוניים, על מנת לקבל חוות דעת אובייקטיבית.
עלויות – איסוף הצעות מחיר ובדיקת עלויות, אודות מערכת מידע אפשרויות והטמעת המערכות.
בהחלפת מערכת נדרשת השקעה גבוהה יותר וגם זמן ההטמעה מתארך ביחס לשדרוג.
