מהי מערכת ניהול ידע?
מערכת ניהול ידע תשפר את יעילות התהליכים בארגון, תייטיב עם תהליכי השירות ותסייע לנצל באופן מיטבי
את הנכסים האינטלקטואליים הקיימים.
מערכת ניהול ידע אוספת ומחברת את המידע הקריטי של הארגון כך שעובדים רבים נחשפים אליו,
מוסיפים אליו מניסיונם ואף יכולים להשתמש בה כדי לפתור בעיות ותקלות מורכבות יותר.
כדי להגיע לשינוי יסודי ומשמעותי לארגון יש להטמיע את המערכת במספר שלבים מתוכננים.
מהם היתרונות של מערכת ניהול ידע?
למערכת ישנם מספר יתרונות חשובים ומשמעותיים.
אחד מהיתרונות הראשוניים והחשובים הוא לתת את האפשרות לאנשים בתוך הארגון להשפיע על אחרים
בהתבסס על הידע שהם צברו במהלך השנים.
בנוסף, הארגון עצמו יכול לייעל את התהליכים שהוא קבע, כמו שיטות עבודה שונות,
כאשר אנשים ממחלקות שונות יכולים לתרום כל אחד מזווית העבודה שלו.
מערכת ניהול ידע משנה את תרבות הארגון, בעצם עידוד מומחיות.
כאשר אדם מעוניין, יכול ונדרש לשתף את הידע הקיים אצלו, הוא למעשה מציב עצמו
כמומחה ומציב את טובת הארגון בראש.
כדי לבסס את היתרונות הללו בכל ארגון, נדרשת הטמעה שתיקח בחשבון את כלל
המכשולים שיכולים להתרחש בדרך.
מהם שלבי ההטמעה של ערכת ניהול ידע בארגון?
באמצעות הטמעת מערכת ניהול ידע במספר שלבים מתוכננים ניתן להתגבר על אתגרים, ולמזער את הסיכונים.
כשלב ראשון עוד לפני בחירת הכלי הנכון לניהול ידע יש לקבוע את היעדים הספציפיים הנדרשים להשגה.
כך אפשר יהיה לזהות את הבעיות והאתגרים הדורשים פתרון מחד ולגלות את המוטיבציה להטמעת המערכת מאידך.
בשלב השני יש להתכונן לשינוי התרבותי אותו יעבור הארגון, שיבוא לידי ביטוי בשינוי ערכים שונים.
ההמלצה היא לנסות לגייס עובדים שיעודדו שיתוף ידע בתוך המחלקות.
בשלב השלישי והרביעי יש להגדיר באופן מדויק את תהליך ניהול הידע לרבות שיטות עבודה מפורטות
ולתעדף את הצרכים הטכנולוגיים כדי לקבוע את סוג המערכת שתוטמע לבסוף.
בשלב החמישי, יידרש הארגון להעריך את מצבו הנוכחי כדי שבשלב השישי אפשר יהיה לתכנן תוכנית מפורטת להטמעה.
השלב השביעי הוא ההטמעה הלכה למעשה של המערכת שנקבעה, ואילו השלב השמיני נועד לשיפור מתמיד שלה.
סוגי מערכות ניהול ידע
ישנן מערכות ניהול ידע למטרות שונות המאפשרות לנהל ידע ולשמר אות בתחומים שונים ולמחלקות שונות בארגון.
מערכת ניהול ידע לשיווק ומכירות
המערכת מנהלת ידע על מוצרים, מחירים ולקוחות הארגון
מערכת ניהול ידע לקוחות ושירות
מנהלת את הידע הארגוני בנושא נהלי שירות לקוחות, טיפול בלקוחות ושימורם.
מערכת ניהול ידע ארגוני
מנהלתאת כל הידע הקשור להדרכות עובדים, הכשרות, הסמכות, דרגות בארגון ומדרכי משתמש
על פונקציות שונות בארגון.
מערכת שימור ידע
מערכת שימור ידע מנהלת את כל הידע הנצבר בכל שנות חיי הארגון בכל התחומים.
מערכת ניהול מאגרי ידע
תת נושא של מערכת שימור ידע המאפשרת לשאוב ידע ממקורות שונים ולסנכרן אותו
לתוך המערכת הראשית.
מערכות ניהול ידע מומלצות
- document360
- Flowlu
- Notion
- Intercom
- Confluence
- Freshworks
- Nuclino
- Tettra
- Zendesk
- OpenKM
- Documize
