מהי מערכת HRIS?
HRIS ראשי תיבות של Human Resources Information System היא מערכת מידע למשאבי אנוש.
מערכת מידע למשאבי אנוש נועדה לנהל ולבצע אוטומציה של פונקציות משאבי אנוש שונות בתוך ארגון.
מערכת HRIS משמשת כמאגר מרכזי של נתוני עובדים, המאפשר לאנשי משאבי אנוש לאחסן,
לארגן ולאחזר מידע הקשור לעובדים ביעילות.
המטרה העיקרית של מערכת HRIS היא להפוך משימות אדמיניסטרטיביות לאוטומטיות, לשפר את היעילות ולשפר
את דיוק הנתונים בתוך פעולות משאבי אנוש.
זה מאפשר לצוותי משאבי אנוש להתמקד ביוזמות אסטרטגיות, מעורבות עובדים ופעילויות אחרות בעלות ערך מוסף,
במקום לבזבז זמן מופרז על ניירת ידנית וניהול נתונים.
התכונות של מערכת HRIS
למערכת מידע משאבי אנוש (HRIS) יש כמה תכונות מרכזיות.
ניהול נתוני עובדים: הוא מספק מסד נתונים מרכזי לאחסון מידע עובדים כגון פרטים אישיים, היסטוריית תעסוקה,
כישורים ורשומות ביצועים.
ניהול שכר והטבות: HRIS משתלב לעתים קרובות עם מערכות שכר כדי לייעל תהליכים כמו חישוב שכר,
הפקת תלושי שכר וניהול הטבות לעובדים.
מעקב אחר שעות ונוכחות: הוא מאפשר לעובדים לרשום את שעות העבודה שלהם, עוקב אחר נוכחות וממכן את חישוב
שעות נוספות או יתרות עזיבה.
גיוס ומעקב אחר מועמדים: מערכות HRIS יכולות לסייע בניהול תהליך הגיוס על ידי מעקב אחר מועמדים לעבודה,
אחסון קורות חיים והקלה על הערכה ומיון מועמדים.
ניהול ביצועים: חלק מפלטפורמות HRIS כוללות כלים להגדרת יעדים, ביצוע הערכות ביצועים ומעקב אחר התקדמות העובדים.
הדרכה ופיתוח: מערכות HRIS עשויות להציע תכונות לניהול תוכניות הכשרת עובדים, מעקב אחר פעילויות
הדרכה ומעקב אחר פיתוח מיומנויות.
דיווח וניתוח: הם מספקים לאנשי משאבי אנוש תובנות ויכולות ניתוח נתונים, ומאפשרים להם להפיק דוחות על
מדדי משאבי אנוש שונים ולקבל החלטות מונחות נתונים.
איך עובדת מערכת HRIS?
HRIS (מערכת מידע משאבי אנוש) פועלת על ידי מינוף טכנולוגיה לייעול ואוטומציה של תהליכי משאבי אנוש שונים.
להלן סקירה כללית של אופן הפעולה של HRIS בדרך כלל:
קלט ואחסון נתונים: מערכת HRIS פועל כמסד נתונים מרכזי שבו אנשי משאבי אנוש מכניסים ומאחסנים נתוני עובדים.
זה כולל מידע כגון פרטים אישיים, היסטוריית תעסוקה, כישורים, רישומי ביצועים ונתונים רלוונטיים אחרים.
שילוב נתונים: מערכת HRIS יכול להשתלב עם מערכות אחרות בתוך הארגון, כגון שכר, שעות נוכחות או פלטפורמות גיוס.
אינטגרציה זו מאפשרת העברה חלקה של נתונים בין מערכות משאבי אנוש שונות, מונעת את הצורך בהזנת נתונים ידנית
ומפחיתה את הסיכויים לטעויות.
שירות עצמי לעובד: פלטפורמות רבות של HRIS מציעות פורטלים לשירות עצמי לעובדים או אפליקציות מובייל.
פורטלים אלו מאפשרים לעובדים לגשת ולעדכן את המידע האישי שלהם, להגיש בקשות לחופשה, לצפות בתלושי שכר
ולהשתתף בהערכות ביצועים, בין שאר תכונות השירות העצמי.
זה מאפשר לעובדים לנהל את המשימות הקשורות ל-HR שלהם באופן עצמאי, מה שמפחית את הנטל הניהולי על אנשי HR.
אוטומציה של זרימת עבודה: מערכות HRIS משלבות לרוב יכולות אוטומציה של זרימת עבודה.
הם מאפשרים לצוותי משאבי אנוש להגדיר ולבצע אוטומציה של תהליכי משאבי אנוש שונים, כגון השתלמות,
סקירות ביצועים וניהול עזיבה.
זרימות עבודה אוטומטיות עוזרות לייעל תהליכים, להבטיח עקביות ולחסוך זמן.
דיווח וניתוח: פלטפורמות HRIS מספקות תכונות דיווח וניתוח המאפשרות לאנשי משאבי אנוש להפיק דוחות
על מדדי משאבי אנוש שונים ולנתח מגמות.
ניתן להשתמש בתובנות אלו כדי לקבל החלטות מונחות נתונים, לזהות אזורים לשיפור ולעקוב אחרמגמות וביצועים בכוח העבודה.
תאימות ואבטחה: מערכות HRIS משלבות בדרך כלל תכונות כדי להבטיח ציות לחוקי העבודה הרלוונטיים ולשמור על אבטחת מידע.
הם עשויים לכלול בקרות גישה, הצפנת נתונים, מסלולי ביקורת והגדרות פרטיות כדי להגן על מידע רגיש של העובדים.
אינטגרציה עם פונקציות משאבי אנוש: פלטפורמות HRIS יכולות לתמוך במספר פונקציות משאבי אנוש, כגון שכר, ניהול הטבות, גיוס,
ניהול ביצועים והדרכה.
על ידי שילוב פונקציות אלו, מערכות HRIS מאפשרות זרימת נתונים חלקה ומקדמות יעילות בתהליכי משאבי אנוש.
חשוב לציין שהפונקציונליות והתכונות הספציפיות של HRIS עשויות להשתנות בהתאם לספק התוכנה ולדרישות הארגון.
הטמעות של HRIS מותאמות לרוב לצרכים הספציפיים של הארגון ולתהליכי משאבי אנוש שלו.
סוגי מערכות HRIS
ישנן מספר סוגים של HRIS (מערכת מידע משאבי אנוש) שארגונים יכולים לבחור מהם,
בהתבסס על הצרכים והדרישות הספציפיות שלהם.
להלן כמה סוגים נפוצים של HRIS:
HRIS מקומית: סוג זה של HRIS כולל התקנת התוכנה על השרתים או המחשבים של הארגון עצמו.
הארגון אחראי לתחזוקת תשתית החומרה, האבטחה ועדכוני התוכנה.
מערכות HRIS מקומיות מציעות שליטה והתאמה אישית רבה יותר אך דורשות משאבי IT ייעודיים.
HRIS מבוססת ענן: HRIS מבוסס ענן, הידוע גם בשם Software-as-a-Service (SaaS) HRIS,
מתארח בשרתי הספק ונגיש דרך האינטרנט.
ארגונים נרשמים לשירות וניגשים ל-HRIS דרך דפדפן אינטרנט או אפליקציה לנייד.
HRIS מבוסס ענן מציע גמישות, מדרגיות ועדכונים אוטומטיים ללא צורך בתשתית IT נרחבת.
HRIS היברידית: HRIS היברידית משלבת אלמנטים של מערכות מקומיות ומבוססות ענן כאחד.
זה מאפשר לארגונים לשמור נתונים רגישים מסוימים או פונקציות משאבי אנוש קריטיות בשרתים המקומיים שלהם
תוך מינוף פתרונות מבוססי ענן להיבטים אחרים.
גישה זו מספקת איזון בין שליטה ונוחות.
HRIS משולבת: HRIS משולבת מתייחסת למערכת המשלבת פונקציות ומודולים שונים של משאבי אנוש לפלטפורמה מאוחדת.
היא משלבת תכונות כמו ניהול נתוני עובדים, שכר, ניהול הטבות, גיוס, ניהול ביצועים והדרכה בתוך מערכת אחת.
אינטגרציה זו מייעלת את זרימת הנתונים ומפחיתה את הצורך במספר מערכות עצמאיות.
HRIS אקזוטית: חלק מפלטפורמות HRIS מיועדות לתת מענה לתעשיות ספציפיות או לצרכי משאבי אנוש.
לדוגמה, ישנן מערכות HRIS המותאמות לתעשיות בריאות, חינוך, קמעונאות או ייצור, כל אחת עם תכונות ספציפיות
ודרישות תאימות.
פתרונות HRIS מיוחדים מציעים לעתים קרובות מודולים ופונקציונליות ספציפיים לתעשייה.
HRIS בקוד פתוח: מערכת HRIS קוד פתוח מתייחסת לתוכנה הזמינה באופן חופשי ומאפשרת לארגונים לשנות ולהתאים אישית את קוד המקור
כך שיתאים לצרכיהם.
מערכות HRIS בקוד פתוח מספקות גמישות וניתן להתאים אותן לדרישות ספציפיות, אך הן עשויות לדרוש מומחיות טכנית ותחזוקה שוטפת.
HRIS אפליקטיבת: פלטפורמות HRIS ניידות תוכננו במיוחד עבור מכשירים ניידים כגון סמארטפונים וטאבלטים.
הן מציעות ממשק ידידותי למשתמש המותאם לגישה ניידת, המאפשר לעובדים ולאנשי משאבי אנוש לגשת לתכונות HRIS תוך כדי תנועה.
HRIS ניידת יכולה לכלול פונקציונליות כמו שירות עצמי, מעקב אחר זמן, בקשות עזיבה והתראות.
חשוב לארגונים להעריך בקפידה את הצרכים, התקציב והמשאבים שלהם בעת בחירת סוג ה-HRIS המתאים ביותר לדרישותיהם.
שיקולים כמו אבטחת נתונים, מדרגיות, קלות שימוש ויכולות אינטגרציה הם גם גורמים חשובים בתהליך קבלת ההחלטות.
מערכות HRIS נפוצות
ישנן מספר מערכות HRIS (מערכת מידע משאבי אנוש) פופולריות הזמינות בשוק.
להלן כמה מערכות HRIS ידועות:
Workday: מערכת Workday היא HRIS מבוססת ענן הידוע בחבילה המקיפה של כלי משאבי אנוש וניהול פיננסי.
היא מציעה תכונות לניהול נתוני עובדים, שכר, ניהול הטבות, גיוס עובדים, ניהול ביצועים ועוד.
Workday נמצאת בשימוש נרחב על ידי ארגונים בינוניים עד גדולים בתעשיות שונות.
SAP SuccessFactors: מערכת SuccessFactors, חלק מ-SAP, היא פלטפורמת HRIS מבוססת ענן המתמקדת בניהול ביצועים,
למידה ופיתוח, גיוס ומעורבות עובדים.
היא מציעה יכולות ניתוח חזקות ומשתלב עם מודולי SAP אחרים כדי לספק פתרונות משאבי אנוש מקצה לקצה.
Oracle HCM Cloud: מערכת Oracle HCM Cloud היא פתרון HRIS מקיף המכסה פונקציות ליבה של משאבי אנוש,
ניהול כישרונות, ניהול כוח אדם ושכר.
היא מציעה תכונות כמו שירות עצמי לעובדים, תכנון כוח אדם, תכנון רצף וניתוח.
Oracle HCM Cloud מתאימה לארגונים בינוניים עד גדולים.
ADP Workforce Now: מערכת ADP Workforce Now היא HRIS מבוססת ענן המיועד לעסקים קטנים עד בינוניים.
היא מציעה תכונות לעיבוד שכר, ניהול הטבות, מעקב אחר שעות ונוכחות, ניהול כישרונות ושירות עצמי לעובדים.
ADP Workforce Now ידועה בממשק הידידותי למשתמש שלה ובתכונות התאימות החזקות שלה.
BambooHR: מערכת BambooHR היא מערכת HRIS מבוססת ענן המיועדת לעסקים קטנים ובינוניים.
היא מציעה פונקציונליות ליבה של משאבי אנוש כגון ניהול נתוני עובדים, מעקב אחר חופשות, השתלמות,
ניהול ביצועים ודיווח.
BambooHR ידועה בממשק האינטואיטיבי וקלות השימוש שלה.
Namely: מערכת Namely היא HRIS מבוססת ענן הפונה לארגונים בינוניים.
היא כוללת תכונות לניהול נתוני עובדים, עיבוד שכר, ניהול הטבות, ניהול ביצועים ומעקב אחר שעות ונוכחות.
כלומר מדגיש את מעורבות העובדים ומציע ממשק ידידותי למשתמש.
Kronos Workforce Ready: מערכת Kronos Workforce Ready הוא HRIS מבוסס ענן המיועד לניהול משאבי אנוש, שכר,
שעות נוכחות ותזמון.
היא מספקת תכונות כמו שירות עצמי לעובדים, ניהול תאימות וניתוח.
Kronos Workforce Ready מתאימה לארגונים בגדלים שונים.
אלו הן רק כמה דוגמאות למערכות HRIS פופולריות הזמינות בשוק.
חשוב להעריך כל מערכת בהתבסס על הצרכים הספציפיים, התקציב והדרישות של הארגון שלך לפני קבלת החלטה.
ההבדל בין מערכות HRMS, HRIS, HCM
HRIS, HRMS ו-HCM הן שלוש מערכות המשמשות בתחום משאבי האנוש אך יש להם משמעויות ברורות
והיבטים שונים של ניהול משאבי אנוש בתוך ארגון.
להלן פירוט של כל מערכת:
HRIS (מערכת מידע על משאבי אנוש): HRIS מתייחסת לתוכנה או מערכת המתמקדת בניהול ואוטומציה של נתוני ותהליכי משאבי אנוש.
היא כוללת תכונות לניהול נתוני עובדים, שכר, ניהול הטבות, מעקב אחר זמן ונוכחות, ולפעמים ניהול גיוס וביצועים.
המטרה העיקרית של HRIS היא לרכז ולייעל נתוני משאבי אנוש ותפעול.
HRMS (מערכת ניהול משאבי אנוש): HRMS היא מערכת רחבה יותר המקיפה את הפונקציונליות של HRIS אך משתרעת גם לתהליכים
ומודולים נוספים הקשורים ל-HR.
בנוסף לתכונות HRIS, HRMS כוללת מודולים לניהול כישרונות, תכנון כוח אדם, למידה ופיתוח, תכנון רצף
ופונקציות אחרות הקשורות ל-HR.
HRMS נועדה לתמוך בניהול משאבי אנוש אסטרטגי ולספק ראייה הוליסטית של ההון האנושי של הארגון.
HCM (ניהול הון אנושי): HCM היא גישה מקיפה לניהול משאבי אנוש שחורגת מפתרונות טכנולוגיה או תוכנה.
היא מקיפה את כל מחזור החיים של עובד, מגיוס והשתלבות ועד פיתוח, ניהול ביצועים ומעבר לכך.
HCM כוללת אלמנטים אסטרטגיים כגון תכנון כוח אדם, רכישת כישרונות, ניהול כישרונות, תרבות ארגונית,
מעורבות עובדים ופיתוח מנהיגות.
נדרשת גישה ממוקדת באנשים כדי ליישר אסטרטגיות משאבי אנוש עם יעדים ארגוניים.
HRIS מתמקדת בניהול נתונים ואוטומציה של תהליכים, HRMS מרחיבה על כך על ידי שילוב מודולי משאבי אנוש נוספים,
ו-HCM מקיפה גישה הוליסטית לניהול ההון האנושי, כולל היבטים אסטרטגיים של ניהול משאבי אנוש.
הבחירה באיזו מערכת ליישם תלויה בצרכי הארגון, גודלו ויעדי ניהול משאבי אנוש.
שאלות ותשובות בנושא מערכת HRIS
ש: אילו גורמים משפיעים על העלות של HRIS?
ת: העלות של HRIS יכולה להיות מושפעת מגורמים כמו גודל הארגון, הפונקציונליות הנדרשת,
מודל הפריסה (מבוסס ענן או מקומי), ומבנה התמחור של הספק.
ש: מהם אפשרויות התמחור האופייניות למערכות HRIS?
ת: מודלי התמחור של HRIS יכולים להשתנות.
ספקים מסוימים גובים על סמך מספר העובדים או המשתמשים שניגשים למערכת, בעוד שאחרים עשויים לקבל תמחור מדורג
על סמך פונקציונליות או להציע תמחור מותאם אישית על סמך צרכים ארגוניים ספציפיים.
ש: האם יש עלויות חד פעמיות הקשורות ליישום HRIS?
ת: כן, הטמעת HRIS כרוכה לרוב בעלויות חד פעמיות כגון הגדרת מערכת, תצורה, העברת נתונים ואינטגרציה.
עלויות אלו עשויות להשתנות בהתאם למורכבות היישום.
ש: האם יש עלויות שוטפות הקשורות ל-HRIS?
ת: כן, ישנן עלויות שוטפות עבור HRIS.
אלה יכולים לכלול דמי רישוי או מנוי, דמי תחזוקה ותמיכה ועלויות פוטנציאליות עבור עדכוני מערכת,
מודולים נוספים או התאמה אישית.
ש: האם התאמה אישית ואינטגרציה יכולים להשפיע על העלות של HRIS?
ת: כן, התאמה אישית ואינטגרציה יכולים להשפיע על העלות של HRIS.
התאמה אישית לצרכים ארגוניים ספציפיים או אינטגרציה עם מערכות אחרות עשויה לדרוש פיתוח נוסף
או שירותים מקצועיים, מה שיכול להגדיל את העלות הכוללת.
ש: כיצד משפיע גודל הארגון על עלויות HRIS?
ת: גודל הארגון יכול להשפיע על עלויות HRIS.
ארגונים גדולים יותר עם יותר עובדים עשויים לקבל עמלות רישוי גבוהות יותר עקב שימוש מוגבר במערכת,
והם עשויים לדרוש יישומים מורכבים יותר או מודולים נוספים, וכתוצאה מכך עלויות גבוהות יותר.
ש: האם יש הבדלים בעלויות בין HRIS מבוסס ענן לבין HRIS מקומי?
ת: כן, יש בדרך כלל הבדלי עלות בין HRIS מבוסס ענן ל-HRIS מקומי.
למערכות מבוססות ענן יש לרוב מודל תמחור מבוסס מנוי ודורשות עלויות נמוכות יותר מראש, בעוד שמערכות מקומיות עשויות
להיות כרוכות בעלויות ראשוניות גבוהות יותר עבור תשתית חומרה ותחזוקה שוטפת.
ש: מה צריכים ארגונים לקחת בחשבון בעת הערכת העלות של HRIS?
ת: ארגונים צריכים לשקול לא רק את העלויות המוקדמות והשוטפות של HRIS, אלא גם גורמים כגון מדרגיות המערכת,
דרישות התאמה אישית, תמיכת ספקים והערך וההחזר הפוטנציאלי לטווח ארוך שהמערכת יכולה להביא לתהליכי משאבי אנוש של הארגון.
ש: האם HRIS מתאים לעסקים קטנים?
ת: כן, HRIS יכול להיות מועיל לעסקים קטנים מכיוון שהוא עוזר להפוך תהליכי משאבי אנוש לאוטומטיים,
לשפר את היעילות ולהבטיח תאימות.
ישנן אפשרויות HRIS זמינות שמתאימות במיוחד לצרכים ולתקציבים של עסקים קטנים.
ש: האם HRIS יכול להשתלב עם מערכות אחרות?
ת: כן, פלטפורמות HRIS רבות מציעות יכולות אינטגרציה.
הם יכולים להשתלב עם מערכות שכר, מערכות זמן ונוכחות, פלטפורמות גיוס ותוכנות אחרות הקשורות ל-HR
כדי לייעל את זרימת הנתונים ולמנוע הזנת נתונים כפולים.
ש: האם מערכות HRIS מאובטחות?
ת: אבטחת נתונים היא שיקול משמעותי עם HRIS.
ספקי HRIS בעלי מוניטין נותנים עדיפות לאבטחת מידע ומיישמים אמצעים כגון הצפנה, בקרות גישה,
גיבויים שוטפים ועמידה בתקנות הגנת נתונים כדי להגן על מידע רגיש של העובדים.
ש: כמה זמן לוקח ליישם HRIS?
ת: זמן ההטמעה של HRIS יכול להשתנות בהתאם לגורמים כמו גודל הארגון, מורכבות ההטמעה,
דרישות העברת נתונים וצרכי התאמה אישית.
היישום יכול לנוע בין מספר שבועות למספר חודשים.
ש: כמה הכשרה נדרשת לשימוש ב-HRIS?
ת: ההכשרה הנדרשת לשימוש ב-HRIS תלויה במורכבות המערכת ובהיכרות המשתמשים עם תוכנת משאבי אנוש.
ספקי HRIS בדרך כלל מספקים משאבי הדרכה, מדריכי משתמש ותמיכה כדי להבטיח אימוץ חלק של המשתמש.
ש: האם ניתן לגשת ל-HRIS מרחוק?
ת: כן, פלטפורמות HRIS רבות מציעות גישה מרחוק באמצעות ממשקים מבוססי אינטרנט או אפליקציות לנייד.
זה מאפשר לאנשי משאבי אנוש ולעובדים לגשת לתכונות ולמידע של HRIS מכל מקום עם חיבור לאינטרנט.
