מהי מיקרוסופט פלנר?
מיקרוסופט פלנר (Microsoft Planner) הוא כלי לניהול משימות ושיתוף פעולה מבית מיקרוסופט,
המיועד בעיקר לצוותים בארגונים.
הוא חלק מחבילת Microsoft 365 ומספק ממשק פשוט ואינטואיטיבי לניהול פרויקטים ומשימות
בצורת לוחות (Boards) דמויי “קאנבן”.
במיקרוסופט פלנר, כל פרויקט מיוצג כלוח, והמשימות בו מוצגות ככרטיסים.
כל כרטיס משימה ניתן לשיוך לאדם מסוים, וכולל פרטים כמו תיאור המשימה, תאריך יעד, קבצים מצורפים,
תגובות וסטטוס.
הכלי מאפשר לחלק את המשימות לעמודות שונות בהתאם להתקדמותן (למשל: “התחיל”, “בתהליך”, “הושלם”).
מודולים של מיקרוסופט פלנר
מיקרוסופט פלנר (Microsoft Planner) אינו בנוי ממודולים כמו תוכנות אחרות,
אלא הוא חלק ממערכת Microsoft 365, ומשתלב בצורה טבעית עם המודולים והשירותים השונים של המערכת.
ניתן לפרק את היכולות המרכזיות של מיקרוסופט פלנר למספר חלקים מרכזיים שמהווים את התשתית של הכלי:
לוחות (Boards):
לוחות הם המודול העיקרי במיקרוסופט פלנר.
כל לוח מייצג פרויקט או אוסף של משימות, והוא מחולק לעמודות (Buckets).
בתוך כל עמודה יש משימות שניתן לסדר ולעקוב אחרי הסטטוס שלהן.
עמודות (Buckets):
העמודות הן חלוקה לוגית בתוך הלוח שבה ניתן לארגן משימות לפי שלבים או קטגוריות.
לדוגמה: “לביצוע”, “בביצוע”, “הושלם”.
המודול הזה מאפשר לך לקבץ משימות תחת קטגוריות מותאמות אישית בהתאם לצרכים של הפרויקט.
משימות (Tasks):
כל משימה כוללת פרטים חשובים כמו תיאור, שיוך למשתמשים, תאריך יעד, קבצים מצורפים ותגובות.
אפשר גם להוסיף תתי-משימות (Checklist) ולעדכן את הסטטוס של כל משימה בנפרד.
סטטוסים (Statuses):
ניתן לעקוב אחרי הסטטוס של כל משימה, אם היא בוצעה, נמצאת בתהליך, או שעדיין לא התחילו לעבוד עליה.
כל משימה מוצגת בגרף שמאפשר לראות את התקדמות הפרויקט בצורה ויזואלית.
שילוב עם Microsoft Teams:
אפשר לשלב את מיקרוסופט פלנר בתוך צוותים ב-Microsoft Teams, כך שחברי הצוות יכולים לנהל ולעקוב
אחרי המשימות ישירות משם, ולשלב שיחות על הפרויקט באותו ממשק.
שילוב עם Outlook:
ניתן לקבל תזכורות ועדכונים על משימות ישירות בדואר האלקטרוני של Outlook,
ולעקוב אחרי מועדים חשובים בצורה אוטומטית.
דוחות והתקדמות (Charts):
מודול הדוחות מאפשר להציג בצורה גרפית את סטטוס המשימות, עם חלוקה לפי קטגוריות
כמו מי אחראי על המשימה, כמה משימות נותרו, ואילו משימות הושלמו.
כל זה מופיע בלוח דינמי שמציג את התקדמות הצוות בצורה פשוטה.
שיתוף פעולה (Collaboration):
חברי הצוות יכולים להגיב על משימות, לשתף קבצים ולעקוב אחרי שינויים,
כך שכל המידע הרלוונטי לפרויקט מרוכז במקום אחד.
שילוב עם SharePoint:
ניתן לשלב את Microsoft Planner עם SharePoint כדי להציג פרויקטים ולוחות ישירות מתוך פורטל החברה,
ולגשת בקלות לכל המשימות והקבצים המקושרים.
הטמעת מיקרוסופט פלנר
הטמעת Microsoft Planner בתוך ארגון יכולה להיות תהליך פשוט יחסית, במיוחד אם כבר קיימת סביבת עבודה
עם Microsoft 365.
הנה השלבים המרכזיים להטמעת פלנר בארגון:
דרישות מערכת
מנוי Microsoft 365: על הארגון להחזיק במנוי מתאים ל-Microsoft 365 הכולל את Planner.
ברוב המנויים העסקיים (כמו Business Premium, E3 או E5) הכלי כלול.
גישה ל-Microsoft Planner: ודא שלכל המשתמשים יש גישה לפלנר דרך הפורטל של Microsoft 365
או אפליקציות הווב והמובייל שלו.
הכנה והדרכה ראשונית
הדרכה והכשרה של הצוותים: לפני שמתחילים להשתמש בכלי, חשוב להדריך את הצוותים על איך להשתמש בפלנר.
הסבר על הלוחות, המשימות, הקטגוריות, והאפשרויות לשיתוף פעולה.
הגדרת תהליכי עבודה: יש לבנות תהליכי עבודה שמתאימים לארגון באמצעות לוחות קאנבן (Kanban) ולוחות משימות.
אפשר ליצור מבנה בסיסי לכל פרויקט או תהליך.
הגדרת לוחות ומשימות
יצירת לוחות: יצירת לוחות עבור הפרויקטים המרכזיים או תהליכי העבודה.
כל לוח מייצג פרויקט או תחום עבודה.
הוספת עמודות (Buckets): חלוקת הלוחות לעמודות (Buckets) לפי שלבי התקדמות או קטגוריות רלוונטיות.
לדוגמה: “משימות עתידיות”, “בעבודה”, “הושלמו”.
יצירת משימות: לכל עמודה, הוספת משימות שונות ופרטי המשימה כגון שם המשימה, תיאור, שיוך למשתמש,
תאריך יעד, ותתי-משימות (Checklists) במידת הצורך.
שיתוף פעולה בין צוותים
הזמנת חברי צוות: הוספת חברי הצוות לכל לוח כדי שיוכלו לשתף פעולה ולעקוב אחר משימות.
לכל משתמש מוקצות משימות באופן אישי והוא מקבל התראות על כל שינוי במשימה שלו.
שיתוף קבצים: מיקרוסופט פלנר מאפשר שיתוף קבצים ישירות בתוך המשימות,
כך שכל המידע הרלוונטי לפרויקט נמצא במקום אחד.
מעקב ובקרה
גרפים ודוחות התקדמות: שימוש בדוחות הגרפיים של פלנר כדי לעקוב אחרי ההתקדמות של הצוות.
אפשר לראות את סטטוס המשימות, חלוקת עומסים בין חברי הצוות, וזיהוי בעיות מראש.
תזכורות והתראות: כל המשתמשים יכולים לקבל תזכורות על משימות ותאריכי יעד באמצעות התראות
במייל או ב-Microsoft Teams.
שילוב עם כלים נוספים של Microsoft 365
שילוב עם Microsoft Teams: ניתן לשלב את פלנר ישירות בתוך ערוצים ב-Microsoft Teams,
כך שחברי הצוות יוכלו לנהל ולעקוב אחר משימות מתוך שיחות העבודה שלהם.
שילוב עם Outlook: כל משימה בפלנר ניתנת לסינכרון עם לוח השנה של Outlook,
כך שניתן לעקוב אחר תאריכי יעד בצורה נוחה.
שילוב עם SharePoint: הטמעת פלנר ישירות בדפי SharePoint של הארגון כדי לספק גישה קלה
לפרויקטים ומשימות.
המשכיות ושיפור מתמיד
בדיקת תהליכים: ניתוח השימוש בפלנר על ידי הצוותים ושפר את תהליכי העבודה בהתאם לצרכים שיתגלו.
הדרכות נוספות: חשוב לספק הדרכות נוספות לצוותים על תכונות חדשות שיכולות לייעל את העבודה
או לנהל טוב יותר את המשימות.
עלויות מיקרוסופט פלנר
העלויות של Microsoft Planner הן חלק מהתמחור הכולל של Microsoft 365.
מיקרוסופט פלנר אינו נמכר כמוצר נפרד, אלא הוא כלול במנויים שונים
של Microsoft 365 לעסקים ולארגונים.
להלן העלויות עבור המנויים העסקיים של Microsoft 365:
תוכניות Microsoft 365 Business:
Microsoft 365 Business Basic:
עלות חודשית: כ-5$ למשתמש לחודש.
כולל: אפליקציות מבוססות-ענן כמו Outlook, Word, Excel, PowerPoint (גרסאות מקוונות בלבד),
OneDrive, Microsoft Teams, ומיקרוסופט פלנר.
Microsoft 365 Business Standard:
עלות חודשית: כ-12.50$ למשתמש לחודש.
כולל: גישה מלאה לאפליקציות שולחן עבודה של Office (Word, Excel, PowerPoint),
בנוסף לכל מה שכלול ב-Basic, כולל מיקרוסופט פלנר.
Microsoft 365 Business Premium:
עלות חודשית: כ-22$ למשתמש לחודש.
כולל: כל מה שיש ב-Business Standard, בנוסף לשירותים מתקדמים לאבטחת מידע וניהול מכשירים
(כמו Microsoft Intune, Azure Information Protection).
Microsoft 365 Apps for Business:
עלות חודשית: כ-8.25$ למשתמש לחודש.
כולל: אפליקציות Office לשולחן עבודה בלבד (Word, Excel, PowerPoint),
אך ללא שירותים כמו Teams, SharePoint או פלנר.
תוכניות Microsoft 365 Enterprise:
Microsoft 365 E3:
עלות חודשית: כ-36$ למשתמש לחודש.
כולל: אפליקציות Office, שירותים בענן, אבטחת מידע מתקדמת, ניהול זהויות ועוד.
כולל מיקרוסופט פלנר.
Microsoft 365 E5:
עלות חודשית: כ-57$ למשתמש לחודש.
כולל: את כל מה ש-E3 מציע, יחד עם כלים נוספים לאבטחת מידע, אנליטיקה מתקדמת,
ותמיכה ב-Voice במערכת Microsoft Teams.
Microsoft 365 F3:
עלות חודשית: כ-8$ למשתמש לחודש.
מיועד: לעובדי שטח או עובדים במשרה חלקית.
כולל גישה לגרסאות בסיסיות של הכלים והאפליקציות של מיקרוסופט.
