PMO – ניהול פרויקטים – המדריך השלם

PMO (משרד ניהול פרויקטים) הוא שם של ענף במדעי הניהול, שמשמש לתכנון, ניהול פרויקטים ובקרה.

אולי אתם שמעתם על PMO בשמות אחרים, כמו EPMO, יחידת תכנון ובקרת פרויקטים.

סמנכ”ל פרויקטים, מרכז מצוינות בניהול פרויקטים ומנהל מחלקת פרויקטים. כל אלה מתייחסים לאותו גוף, שמטרתו לרכז את הפרויקט, ולקדם אותו לעבר ההצלחה. 

מהו פרויקט?

ההגדרה של פרויקט היא תכנית ביצוע כוללת, מיזם, או עניין הדורש השקעה ותשומת לב מרובים. בתחום הארגוני, פרויקט מתייחס למאמץ זמני, מרוכז וממוקד, במטרה ליצור שירות, מוצר, או שינוי כלשהו. 

מי זקוק לשירותי ניהול פרויקטים?

PMO מתאים לארגונים שעובדים על מספר פרויקטים במקביל.

ההתנהלות מול מספר גורמים במקביל עלולה ליצור בלבול, אך כשמסתכלים על כל הפרויקטים ממבט אלעל ומרכזים את המידע, הדבר מבטיח סדר וארגון.

PMO מבטיח הסתכלות מערכתית רחבה, באמצעות ידע ומיומנות שונים.

במקרים מסוימים PMO יהיה מתוך הארגון, כמחלקה שתתן דגש ומענה, ובמקרים אחרים הארגון ייעזר בחברה חיצונית.

חברות קטנות יכולות גם הן להיעזר ב-PMO במקרים של ניהול פרויקטים גדולים או מסובכים, אך ה-PMO נפוץ יותר בחברות גדולות.

לעיתים ה-PMO לוקח את כל הפרויקט על עצמו, ולעיתים רק מהווה גורם מייעץ, מבלי לקחת אחריות על כל הפרויקט.

מה PMO עושה?

PMO אחראיים בעיקר על סנכרון בין מספר פרויקטים, על שימוש במשאבים, הנהלת התקציב, עמידה בלוח זמנים, ותעדוף תהליכים שונים בין הפרויקטים.

ריכוז המידע אצל ה-PMO, מבטיח שכל פרויקט יקבל את המקום שלו, ושכל הפרויקטים יעבדו יחד בהרמוניה, גם כשהסביבה מורכבת, ולוח הזמנים דוחק. מטרתו של ה-PMO, היא כמובן לקדם את הפרויקטים, ולהביא אותם מההתחלה, ועד להצלחה המסחררת.

ה-PMO נעזר בכלים, שיטות, מיומנויות וידע במספר תחומים, על מנת להוביל את הפרויקט להצלחה. אחת הדרכים לעשות זאת היא על ידי הגדרת זמן ותקציב, שהם שתי המגבלות המשמעותיות ביותר.

PMO מבטיח ששום דבר לא יתפספס, גם כשיש עומס.

כל פרויקט צריך PMO משלו

כל פרויקט שונה ממשנהו, ומארגון לארגון. קיימים פרויקטים של שנים, וכאלה של חודשים. קיימים כאלה בינלאומיים, לצד ניהול פרויקטים ארציים. ה-PMO מתאים את עצמו אל הפרויקט, על מנת לתת לו את המענה הראוי. למשל, קיימים פרויקטים שזקוקים למיקוד בתחום לוח הזמנים, לעומת פרויקטים שזקוקים לסיוע בהתנהלות מול גורמים חוץ ארגוניים. כשמעורבים בפרויקט גורמים נוספים, לרוב יש לבצע תיאום בניהם, לתווך בניהם לבין הארגון, ולעדכן אותם על כל התקדמות או שיבוש בפרויקט. על השותפים לדעת את תמונת המצב של הפרויקט בזמן אמת, וזה חלק משמעותי מתפקידו של ה-PMO.

ניהול פרויקטים במתודולוגיה אחידה

במקום לתת לדייג את הדג (פרויקט מוצלח), PMO צריך לתת לו את החכה (מתודולוגיה). 

אמנם כל פרויקט צריך PMO משלו, אבל יש דברים שלא משתנים, במיוחד כשמדובר בפרויקטים באותו הארגון.

בניית תו”ל אחיד, מסייעת ל-PMO לעשות “יישור קו”, ולהגות מתודולוגיה אחידה לכל הפרויקטים. יש להשקיע את הזמן על מנת להטמיע את המתודולוגיה הפנים ארגונית, לבצע הכשרה מסודרת לעובדי הארגון, ולהשקיע משאבים על הפנמה ויישום.

ככל שהארגון יתרגל את המתודולוגיה, ויהפוך אותה מתיאוריה למציאות – כך ישתפרו הביצועים וההישגים בפרויקטים בארגון.

מהו PMO המושלם?

PMO מושלם הוא מערך שנותן ערך לארגון בראש ובראשונה.

PMO צריך להזכיר לעצמו בכל עת, מי הם הלקוחות, מה הם הצרכים, ומה המטרות של הפרויקט. השאלה החשובה ביותר שה-PMO צריך לשאול את עצמו, היא מה הם האתגרים שעומדים מולו.

בפרויקטים מסוימים, האתגר הוא להתנהל בתוך מסגרת תקציב מצומצם, לצד עמידה ביעדים. בפרויקט אחר, הקושי יכול להיות בהיבט של ייצור מוצר, שמיוצר בסין, ויש לוודא שתהליך הייצור נעשה בצורה הנכונה, ולתקשר עם גורמי המפעל.

PMO של לפני כמה שנים, הוא לא PMO של היום

בשנים האחרונות הצורך בניהול פרויקטים גובר, ונהיה נפוץ יותר ויותר עם השנים.

PMO הוא ענף מאוד דינאמי, שמשתנה עם הזמן.

ההמלצה לכל ארגון היא לבחון את ה-PMO מחדש אחת לכמה שנים, כדי להתאים את עצמו לשינוים שמתרחשים בשוק, לצרכים של הפרויקטים, למגמות בשטח וכמובן ליכולות של המתחרים.

הענף משתנה בקצב מסחרר, ומציב דרישות מגוונות בכל פעם מחדש.

איך תדעו שאתם צריכים PMO?

לפעמים צריך לבקש עזרה, כדי לעשות את הדברים נכון בהזדמנות הראשונה.

במיוחד כשמדובר בפרויקטים חשובים, תנו לאנשי המקצוע לעזור לכם. בין אם יבנו עבורכם את המערך, או ינהלו את הפרויקט בעצמם. התכנון והשליטה של ה-PMO, יבטיח עמידה ביעדים, בתקציב, ובזמנים.

אנשי מקצוע יכולים להכשיר עבורכם את העובדים וליצור יחידת PMO פנים ארגונית, שתוכל לרכז את הפרויקט לפי צרכי הארגון, מתוך היכרות פנימית.

PMO יאפשר לכם שקט נפשי, לדעת שיש אנשי מקצוע שיודעים מה הם עושים, ומתעדפים את הצלחת הפרויקט כערך עליון.

מה הקשר של PMO ומערכות מידע?

תופתעו לשמוע, אבל גם פיתוח של מערכות מידע זקוק ל-PMO. 

התהליך לרוב יכלול הקמת מערך PMO. המערך יסייע ליצור תכנית עבודה, ניהול תקציב, והגדרת לוח זמנים. ה-PMO ילווה את הפרויקט ממשימה ומשימה – השלב הראשון יהיה לבצע תכנון אסטרטגיה.

המערך יסייע באפיון כללי, אפיון מפורט, הפיתוח עצמו של המערכת הטכנולוגית, ולבסוף הרצת בדיקות כדי למנוע באגים.

התכנון יכלול בקרה על עמידה ביעדים, תחזית משוערת, מעקב אחר התקציב, ניהול תכניות עבודה, ועמידה בזמנים, ליווי הצוות והתמודדות עם אתגרים.

מערכות ניהול פרויקטים

לרוב, מנהלי פרויקטים משתמשים במערכות ניהול המסיעות להם ולצוות העובדים לתכנן את הפרויקט, לפזר משימות
ולבקר את התהליך.

כמה מערכות ניהול פרויקטים מומלצות:

1. asana
2. slack
3. jira
4. trello
5. teamwork

מהו WBS?

Work Breakdown Structure או בעברית מבנה תכולת עבודה, משמש ככלי לתכנון הפרויקט. 

לפני שנמהר לבנות את תוכנית העבודה המפורטת, כדאי להתחיל בתכנון כללי. מבנה תכולת העבודה מסייע לנו לתכנן את הפרויקט שלנו, בכמה רמות שונות.

לפי ה-WBS, כל פרויקט בנוי לפי מספר רמות – הרמה הבסיסית תסקור את שם הפרויקט, וכמה מילים עליו. ברמת הפירוט הבאה, נגדיר את משך הפרויקט, מערכות, ענפים, מבנה ארגוני וכן הלאה. ה-WBS לא מכיל התייחסות ללוח זמנים או לבעלי תפקידים, אלא שם דגש על המשימות שצריכות להתבצע. 

במידה ואנו מפתחים מערכת מידע, ה-WBS שלנו יציג את האפיון כללי, אפיון טכני, הקמה ופיתוח, הרצת בדיקות, ביצוע הסבות, הטמעה והדרכה על המערכת, גרסת פיילוט, ולבסוף פריסה של מערכת המידע החדשה.

אחרי שסיימנו לפרט בעל הרמה הזו, נוכל לרדת לרזולוציה הבאה, ולפרט באופן מעמיק יותר.

WBS הוא מעין כלי שמסייע לנהל את הפרויקט בצורה הטובה ביותר, לבצע בקרת איכות מתמידה על הפרויקט, לעמוד בתכנון, לזהות את האתגרים, ולפרוס אותו בצורה הטובה ביותר.

לסיכום

PMO הופך עם הזמן לטרנד החם של עולם הפרויקטים. לפרויקט שלכם מגיע הטוב ביותר, אל תוותרו על ה-PMO.