מהי מערכת ניהול חוזים?
מערכת ניהול חוזים נועדה לסייע בטיפול במגוון תהליכים הקשורים עם ניסוח, חתימה ובקרה על חוזים.
נסביר יותר על מערכת ניהול חוזים, קהל היעד הזקוק לה והתכונות שלה.
מי צריך מערכת ניהול חוזים?
במציאות עסקית, אין ספור פעולות נעשות בכפוף לחוזים חתומים.
בין היתר הדבר נעשה בנושאי רכש, פרויקטים המיושמים בשלבים, עבודה עם ספקי משנה ועוד.
במילים אחרות, מערכת ניהול חוזים יכולה לסייע לכל חברה או גוף עסקי אשר עוסקים ברכש,
חותמים על הסכמים בנושא אחריות ושירות, בקרה, ערבויות ועוד ועוד.
מאפיינים ויכולות של מערכת ניהול חוזים
באמצעות מערכת ניהול חוזים ניתן לנהל את נושא החוזים ולקבל כלי עזר מגוונים.
למערכת מאפיינים ויכולות מגוונים ביותר.
בין היתר, המערכת יודעת לבצע:
טיפול בסבבי אישורים פנים ארגוניים, לצורך אישור או תיקוני חוזים והסכמים.
זיהוי סיום תוקף חוזה או סעיפי חוזה, והעברת התראה לגורמים המתאימים באופן אוטומטי.
באופן זה ניתן לחסוך קשיים מול גורמים שונים וחיסכון כספי (בחוזים רבים יש סנקציות על עיכובים ואיחורים).
בדיקה מקיפה של נושאים בחוזה, ויידוע גורמים רלוונטיים ליישום וטיפול בנושאים הרצויים.
פיקוח על ביצוע שלבים או משימות על פי החוזים המוזנים למערכת.
צירוף מסמכים וטיפול בהרשאות לגורמים המטפלים בחוזים.
הפקת דוחות ומסמכים הקשורים עם טיפול בחוזים וכן כלי עזר לחיפוש ומציאת המשאבים הנדרשים.
למערכת יש ערכת כלי עזר לשינוי מבני חוזים, טיפול בקטלוגים.
ליווי תהליכי משא ומתן וחתימה על חוזים, משלב קבלת החלטות, ישבות רכש, אישור חוזים ועדכוני פרטים לפי הצורך.
מימוש הטבות בחוזה, בזכות מעקב נוח ויעיל אחר הסעיפים וההטבות המתאימים.
יעילות ואפקטיביות. המערכת מאפשרת לעובדים שמטפלים בחוזה ובמטלות הקשורות בו,
לחסוך טעויות ולזהות מהר יותר כל משאב וצרופה הקשור בחוזים.
