תפ”י, הן ראשי התיבות של תכנון ופיקוח על היצור.

ברוב החברות הגדולות שמספקות סחורה, או בארגונים גדולים שמספקים שירות או מוצר עבור לקוח, נוכל למצוא מחלקה כזו, או בעלת מטרה דומה.

אז מה היא מחלקת תפ”י ומה תפקידה? מה החשיבות שלה, ואיך כל העניין קשור למערכות מידע?

כל זאת ועוד במדריך המלא.

מה זה תפ”י?

דמיינו אדם שמרכז אצלו את הסטטוס של הסחורה בכל שלב, רכש, ייצור, הרכבה, ואספקה.

האדם מתכנן כיצד תתבצע ההזמנה מהרגע הראשון – הזמנת הלקוח וביצוע הרכש, ולבסוף דואג לבקרת האיכות של המוצר המוגמר.

אותו אדם מפקח על תהליכי ייצור הסחורה, ומתכנן את התהליך לפרטי פרטים.

האדם עומד בקשר שוטף עם כל המחלקות.

נשמע כמו חלום שמתגשם? זה בדיוק התפקיד של מחלקת תפ”י.

תכנון ופיקוח על היצור

שימו לב ששמה של המחלקה מתחלק לשני היבטים מרכזיים, התכנון – מה הציפייה שלנו מהמוצר, מבחינת איכות, ייצור, הרכבה, הפצה ושימוש, לצד ההיבט הנוסף שכולל את הפיקוח על היצור.

על ידי פיקוח נוכל לוודא שהכול מתרחש כשורה, מרגע ייצור הרכיבים ועד הרגע שהוא מגיע לבית הצרכן.

בנוסף, הפיקוח עוזר לנו להתייעל, להפיק לקחים ולהסיק מסקנות.

גורם מתווך

מומחים רבים תופסים את מחלקת תפ”י כגורם מתווך בין החברה ללקוח.

על המחלקה להבין מה הם צרכי הלקוח, ומה השימוש שהלקוח יעשה במוצר. המחלקה נכנסת לראשו של הלקוח, ומגדירה מהו הזמן הדרוש מרגע הדרישה של הלקוח ועד שהמוצר מגיע לידיו.

על ידי הבנת צרכי הלקוח, המחלקה מגדירה דרך פעולה, המקיפה את כל ההליכים במפעל – מבחינת חומרים, תהליכים, מועדי אספקה, מכירות, קבלת חומרי גלם וכן הלאה. בכך, המחלקה דואגת שהייצור מתנהל בצורה מפוקחת ומתוכננת.

תהליך תפ”י

על מנת לבצע את תהליכי התפ”י בצורה מדויקת, עלינו תחילה להבין את התהליך שמוצר עובר. תחילה, הלקוח מבצע הזמנה על ידי נציגי המכירות, בטלפון או בחנות פיזית, או באינטרנט.

ההזמנה עוברת למחלקת תפ”י, שמעבירה אותה למחלקת הרכש. מחלקת הרכש מבצעת את ההזמנה של חומרי הגלם והרכיבים הדרושים.

כאשר הגיעו למפעל כל החלקים,  חומרי הגלם עוברים למחלקת הייצור, וכאשר תם הליך הייצור החלקים עוברים הרכבה. מזל טוב, המוצר מוכן, אבל לא כל כך מהר.

לפני שהמוצר בדרך ללקוח, עליו לעמוד בהוראות אספקת המלאי שקבעה מחלקת התפ”י. רק לאחר שעמד בתקנים, הוא בדרכו ללקוח המאושר.

MRP – תפ”י ומערכות מידע

אחרי שהבנו מה הוא תפ”י, ומה השימוש בו, בואו נבין איך הוא משתלב עם מערכות מידע.

ברוב המערכות בארגונים השונים, מערכת ERP מסייעת לנו בכל הנוגע לתפ”י.

על ידי יצירת מודל מיוחד, המערכת עוזרת לנו תחילה בתכנון ההזמנות והיצור, מנפיקה דו”חות המסייעים בפיקוח, שולחת הוראות עבודה לגורמים השונים.

המטרה הסופית היא כמובן לפקח על התוצרים ועל התהליך, ובכך המערכת מסייעת לנו.

עובדי מחלקת התפ”י שעובדים עם מערכות המידע, קיבלו שם נוסף והוא בקרי MRP.

עובדים אלה עובדים עם מערכת המידע, ודרכה מסיקים את מסקנותיהם, ונותנים המלצות להמשך הדרך.

על ידי התמקצעות במערכת, העובדים יודעים להפיק ממנה את המירב.

איזונים ובלמים למערכת תפ”י

רבים עלולים לטעות, ולחשוב שתפקידה של המערכת הוא לשגר את הוראותיה למחלקת הייצור, הרכש, וההרכבה – ותו לא. אז שימו לב, שלאחר שהמערכת נתנה את פקודותיה, עליה לבצע מעקב צמוד, ולוודא באיזה אופן ההוראות בוצעו. המערכת תבדוק את קצב ההתקדמות של ביצוע המשימות. 

תפקידו של התפ”י (בין אם מחלקה אנושית או מערכת המידע עצמה) הוא לדאוג לפיקוח. במידה והמערכת מגלה ליקויים כאלה ואחרים, עליה לשים עליהם את האצבע.

הדו”חות שהמערכת תנפיק יעזרו למחלקת התפעול לקבל את ההחלטות הנכונות, מבחינה אסטרטגית לתיקון הפערים.

אז איך ניתן לפקח?

הבנו שהמערכת היא גורם מרכזי בהליך הבקרה והפיקוח, אבל באילו אמצעים היא עושה זאת?

• אמצעי נפוץ ביותר לפיקוח התפ”י, הוא ברקודים. ברגע שדבר מה עבר ייצור, הברקוד ייסרק, והמערכת תקבל דיווח מיידי. כך היא תוכל לספר לנו מה משך הייצור הממוצע, ולוודא שהקצב עומד בדרישותיה הקפדניות של המערכת.
  
• גם אם אין ברקודים, נוכל לדווח באופן ידני על ידי היצרן, שיזין את הנתונים ויעדכן שהייצור הסתיים בהצלחה. השיטה הידנית, היא איטית הרבה יותר, ובעלת פוטנציאל טעויות רב יותר. בנוסף עובר כיום, מרגע הזנת הנתונים ועד שהם מגיעים הלאה למחלקת התפ”י.
  גם אם שיטה זאת איטית יותר, היא עדיפה משום עדכון בכלל, שכן התפ”י חייבת לדעת את סטטוס הייצור או הרכש בכל שלב ושלב. אם התפ”י לא יודעת את סטטוס ההזמנה, מדובר בליקוי חמור בחברה, שיש לתת עליו את הדעת. אין סיבה להילחץ, אבל בהחלט כדאי למצוא פיתרון.

על ידי ידע מדויק, תוכל לתת זמן אספקה משוערך לצרכן. למשל- במידה וביצענו הזמנה של ציוד משרדי רב, מחלקת התפ”י של אותה חברה היא זאת שתדע להגיד כמה זמן בדיוק יקח לייצר את הכמות, להרכיב אותה ולשלוח אותה אלינו. 

עדכונים מעבר לים

אם אתם מנהלים מפעל, אתם בטח יודעים את הקושי הטמון בביצוע רכש. החומרים מגיעים בכמויות גדולות מחו”ל, ועלולים לא פעם להתעכב. כל עיכוב הוא קריטי, וזמן כידוע שווה כסף.

על ידי ניהול צינור תקשורת פתוח, נוכל לוודא שאנו מקבלים עדכונים שוטפים ממחלקת רכש (או מחלקת לוגיסטיקה).

בכל פעם שסטטוס ההזמנה משתנה, נקבל עדכון ממוחשב במערכת שיופיע בתוכנה שלנו. כך נוכל לעדכן באופן יומיומי את זמן ההגעה המשוערך ללקוח. עלינו לוודא שבמערכת המידע שלנו יש ממשק שמאפשר את הקשר בין מחלקת תפ”י למחלקת הרכש, שמאפשר לנו לדעת בזמן אמת מה קורה.

חשיבותו של תפ”י

התפ”י קובע מספר היבטים ביצור המוצר – האיכות, זמן היצור, והפקת הלקחים. על ידי ניהול נכון של מחלקת התכנון ופיקוח על היצור, נוכל לייעל את עבודתנו בחברה, להשתמש בכוח האדם בתבונה, להגדיל את הייצור ואת הרווחים. מוצר מצוין ואיכותי, שמגיע במהירות לידי הצרכן הוא קלף מנצח.

אז איך עושים תפ”י יעיל ונכון?

במידה ואתם חושבים שמחלקת התפ”י שלכם לוקה בחסר, תמיד כדאי להשקיע את הזמן והמשאבים הדרושים לתיקון המצב. תופתעו לשמוע שהדבר הרבה יותר קל ממה שאתם חושבים, ועל ידי הדרכת הצוות אפשר להשריש עקרונות עבודה חשובים שילוו אותנו בהמשך.

אומרים שעל מנת לכרות עץ במהירות כדאי תחילה להשקיע את הזמן בהשחזת הגרזן, וזה בדיוק מה שמחלקת תפ”י באה לעשות. על ידי שימוש במערכת המידע המתאימה, נוכל לדאוג שהמידע זורם בחופשיות ובמהירות בין המחלקות השונות.

מערכת המידע שאנו משתמשים בה במשרד צריכה לאפשר לנו את הפונקציות הרבות של תפ”י, כמו דו”חות, אמצעי תקשורת, עדכונים שוטפים, וכן הלאה.

לסיכום

במדריך זה סקרנו את מטרת מחלקת התפ”י, את החשיבות שלה, את אופן השימוש בה, והשילוב יחד עם מערכות המידע הקיימות. לתפ”י תפקיד מכריע בתהליך היצור, ובעזרתו נוכל לוודא שהוא ילך חלק. בסופו של דבר כולנו מחפשים את הפיתרון למוצר באיכות גבוהה שמגיע מהר, כזה שהלקוח ירצה לקנות ממנו עוד ועוד.