מנהל הפרויקט מרים אליכם טלפון ומבקש מכם להכין RFP ו-RFI.
הוא הסביר שקודם כל עלינו לשלוח RFI למספר נותני שירות של מערכות מידע, ולאחר מכן RFP למי שנראה רלוונטי.
הוא מדגיש שה RFP הוא החלק החשוב מבין השניים.
הסכמתם כמובן, אבל כעת אתם מבולבלים ולא בטוחים כיצד לעשות זאת.
אל דאגה, המדריך הזה בדיוק בשבילכם. נבין במה מדובר, ואיך עושים זאת בצורה הטובה ביותר.
RFI – Request For Information – בקשה לקבלת מידע רלוונטי אודות המערכת
RFQ – Request For Quotation – בקשה להצעת מחיר
RFP – Request For Proposal – בקשה להסכם שירות מסודר
מה זה RFI?
תהליך הRFI Request for Information) הוא תהליך שמטרתו היא לאסוף מידע מנותני שירות, קבלנים, או ספקים של מערכות מידע.
המטרה שלנו היא לגלות מה הם יכולים לתת לנו ולמערכות המידע שלנו, והאם יכולים לענות על צרכינו באופן מלא. נבחן את השירותים השונים שהם נותנים, ונבדוק האם הם מתאימים לדרישות שלנו.
בין אם מדובר בשירות כלשהו, או מוצר נשאף לרמה הגבוהה ביותר. תהליך הRFI מתנהל מול מספר ספקי מערכות מידע במקביל, זאת על מנת לגלות את ההתאמה להמשך עבודה בעתיד.
בעזרת הRFI, אנו יכולים למיין את ההצעות, ולצמצם את ההתלבטות, ולבחור בחירה מדויקת.
לא כל כך מסובך
כמובן שאנו מדברים על מערכות מידע, אבל נוכל להמחיש זאת באמצעות דוגמה פשוטה- במידה ואתם מחפשים מעצב פנים, תגישו RFI למספר מעצבי פנים, דרכו תבחנו את הליווי שהם מציעים, את סגנון העיצוב, את הזמן שיוקדש לכם, כמה פעמים תלכו יחדיו לחנויות, ואת העזרה שתקבלו במידה ודבר מה משתבש.
אתם תשלחו את ה RFI למספר מעצבים, ולבסוף תכריעו באיזה מעצב לבחור על מנת לעצב ביחד את הבית המושלם, בתהליך קל ויעיל.
חוקי הפורמט
הבנו שה RFI הוא סוג של דף השוואה, ופתאום הדברים נראים קצת יותר פשוטים והגיוניים. בסופו של דבר הRFI מקל עלינו את הבחירה, ולכן חשוב לבצע זאת בצורה הנכונה ביותר.
אז בואו נדבר על הפורמט בו הוא בנוי.
הפורמט של ה RFI הוא פשוט – עליו ליצור השוואה טכנית בין ההצעות השונות.
מזמין השירות, יוכל להסיק תובנות דרך ה RFI, ולהבין בקלות מי המציע, ומה יכולתו למלא את הדרישות, ומה הן ההתחייבויות.
כשתגישו את ה-RFI לבוס, הוא ייעזר בו על מנת לקבל החלטה חכמה, שמתבססת על השוואה מקיפה ורחבה. בדרך זו, יוכל הבוס לבחור בנותן השירות המועדף עליו, שיוכל לתת לו שירות שתואם את הדרישות.
אפשר להגיד שבלי ה RFI, אי אפשר לתמחר את השירות או המוצר.
מזה RFP?
תהליך הRFP (Request for Proposal) או בתרגום חופשי בל”מ – בקשה להצעת מחיר, הוא השלב הבא בתהליך, והוא מהווה את החלק היותר מרכזי וחשוב.
שימו לב שלעיתים יתבצע רק הRFP, מבלי הRFI, שכן הוא הקריטי מבין השניים. בשלב זה נבקש הצעת מחיר מנותני השירות שעומדים בדרישותינו, (כפי שעלה בממצאי הRFI).
נבקש את המחיר עבור מוצרים, עבודות או שירותים בתחום מערכות המידע. נציג מפרט של הדרישות.
חוקי הפורמט
RFP גם הוא בנוי בפורמט של השוואה, כדי לעזור לנו להחליט מהי הצעת המחיר המשתלמת ביותר עבורנו, מבחינת עלות-תועלת. ניתן לומר שה RFP הוא תנאי להגשת ההצעה.
זה הזמן של המזמין לבצע משא ומתן מול מספר נותני שירות בצורה כזו שתסייע לו להשיג את העסקה הטובה ביותר, בה הוא מקבל מספר רב של שירותים בעלות נמוכה, בהתאם לדרישותיו.
אז איך עושים זאת נכון?
הדרישות של המזמין, התנאים, והבקשות המפורטות צריכים להיות ברורים לנותני השירות באופן חד משמעי, על מנת שיוכלו לתת הצעת מחיר מתאימה. בעצם הגשת ההצעה, נותני השירות מתחייבים לתנאים שהוזכרו, וחותמים על הסכם.
לכן יש חשיבות רבה לכתיבת התנאים וההתניות באופן ברור, למשל – אנו דורשים תמיכה טכנית למערכות מידע, לצד מערכת גיבוי במקרה של אסון, ומערכת אבטחת מידע משוכללת, למניעת דליפה של מידע.
נותני השירות מציעים מחיר, וחותמים על הסכם, ובכך מבהירים כי הם מודעים לתנאי ההסכם, ונמנעות מחלוקות ואי הבנות בהמשך. אפשר להגיד שה
RFP הוא סוג של חוזה משפטי, שמחייב את שני הצדדים לפעול על פיו.
לצאת מהקופסא
במידה ויש לבוס שלכם רעיונות יצירתיים, זה הזמן לתת להם ביטוי. רעיון להפנייה לחברים שמעוניינים גם הם בשירות בתמורה להטבה, התייחסות לתוקף החוזה, וכן הלאה. מן הצד השני, לעיתים גם נותן השירות (“המציע”) יוכל לצאת מהקופסא ולהציע אסטרטגיית רכש, שיתופי פעולה וכדומה, ואלו יוכלו לתת לנו מושג בנוגע לנותן השירות. על ידי הכנת RFP מעולה, תוכלו לספק לבוס (ששלח אתכם למשימה הזו מלכתחילה) פרטים מלאים על המציע, ולתת לו את הכוח המלא לקבוע את תנאי ההתקשרות.
הכנת RFP ב 4 שלבים:
- ציינו את כל הפעילויות עד להוצאת המפרט המכיל את הדרישות לספקים.
- קבעו מראש את כל מה שכרוך בהכנת הצעת המחיר על ידי נותני השירות, בהתאם לדרישותיכם.
- הגדירו כל מה שמתרחש מרגע קבלת ההצעות ועד לקבלת ההחלטה הסופית על ידי המזמין.
- הרכיבו מסמך תשתית לפרויקט, שיהווה כבסיס להמשך ההתקשרות והעבודה המשותפת.
כמה נקודות חשובות לפני שיוצאים לדרך
חשוב להבין, שמדובר בשלב קריטי בתהליך של פיתוח מערכות מידע ופרויקט תשתית. בידינו הזדמנות אחת ויחידה לעשות זאת כמו שצריך. המפתח להצלחה הוא עבודה מסודרת ומקצועית לפי הנהלים, שתתבצע באופן זריז.
- יש לזכור שהכוח נמצא בידינו כמזמיני השירות, שכן נוכל לקבוע נקודות בחוזה שיהוו יתרון משפטי או מסחרי. זוהי אחת הסיבות שעלינו לקחת ברצינות את הכנת הRFP. כשאנו נמצאים בעמדת כוח נוכל ליצור עבורנו חומת הגנה משפטית. למשל, אם נעגן בחוזה שלנו את נושא תכנית התאוששות מאסון, נוכל לדעת שבשעת צרה נקבל מענה מלא.
- ניהול נכון של הגשת בקשת ההצעה יחסוך זמן וכסף. תהליך המשא ומתן יתקצר, יהיה מדויק בלי בלבולים ושאלות, וכך יחסך כסף רב על החלפת מסמכים וניהול התקשרות מסובכת ומסורבלת.
- עלינו להקפיד על פורמט ההשוואה, סביר להניח שנגיש מספר קובצי RFP, ולכן עלינו ליצור פורמט שיאפשר לנו השוואה נוחה ומהירה, והתובנות יקפצו לעין מבלי צורך לדלות אותן במאמץ רב.
- חשבו על ההשלכות, מה יקרה אם נקל ראש בלשלב זה, וניאלץ לעבוד עם נותן שירות שלא מתאים לצרכים העסקיים שלנו בצורה מדויקת, ויספק לנו מערכות מידע ותשתיות שאינן ממלאות את הדרישות שהצבנו בהתחלה. נותרו צרכים ללא מענה, אנו לא מקבלים ליווי מלא, וניהול מערכות המידע מתנהל בצורה קלוקלת.
סדנת RFP
אם אתם רוצים להיות בטוחים שעשיתם זאת נכון, קיימות סדנאות רבות בשוק שמלמדות כיצד לכתוב בקשה להצעה. במהלך הסדנה מתקיימת הדרכה מלאה, החל משלב של הבנת צרכי הארגון עצמו, ועד לתהליך ההתקשרות מול נותן השירות. הדגש הוא על הבטחת איכות התהליך, על מנת שבסופו של דבר נקבל את מערכת מידע יעילה ביותר. בסדנה כזו ישתתפו לרוב מנהלי פרויקטים, כותבי בקשות, ספקים, ואנשי רכש. על ידי השתתפות בסדנה, נוכל להבטיח בקשה להצעה מצוינת.