מהו ניהול ידע?
אם אומרים ש”ידע זה כוח”, אפשר להגיד שניהול ידע הוא כוח על.
בעולם שלנו רק לדעת זה לא מספיק, השימוש בידע הוא מה שהופך אותו לקלף מנצח. כדי שיהיה קל להשתמש בידע צריך לדעת לנהל אותו.
למשל, לכל אמא יש מחברת מתכונים מבולגנת, כזו שיש בה מתכונים מודבקים מהעיתון.
לעיתים המתכון לפנקייקים נמצא ליד המתכון לפשטידה. כשאמא שולחת אותנו לחפש מתכון מסוים, אנו נתקלים במידע רב, אך הוא מבולגן ולא נגיש.
כמובן שכשאמא תבוא היא תשלוף את המתכון תוך זמן קצר, אבל אנחנו נמצא את עצמנו מבזבזים את הזמן על איתור הידע, ובמקום על שימוש בידע.
ניהול ידע הוא תחום שמטרתו היא לשפר את יכולות התפוקה והלמידה, על ידי שיפור דרכי השימוש בידע.
לרוב נשמע את ביטוי זה בעיקר במסגרת פעילות של גופים עסקיים או ארגוניים.
ניתן לחלק את התחום בחלוקה גסה לארבעה תחומים- שימור, פיתוח, שיתוף, והנגשה. והמטרה כמובן, היא לקדם את יעדי הארגון.
ניהול ידע בכל מקום
לכל ארגון קיימת מערכת מסועפת של נתונים, מידע, וסטטיסטיקות. לא רק בחברות גדולות היושבות במשרדי יוקרה, אלא אפילו לקיוסק שכונתי.
הידע יכול להיות נתוני המכירות, האופן בו מתבצעות הזמנות הציוד, הליכים לוגיסטיים וכן הלאה.
ברוב הגופים, עובדים מתחלפים כעונות הקיץ, וחבל ליצור מצב בו עובד שעוזב “לוקח עמו” ידע מסוים.
הניהול הנכון של הידע, יאפשר לנו לא רק לייעל את הניהול השוטף, אלא גם לשפר ביצועים קיימים, ולתת יתרון תחרותי.
ניהול הידע בצורה נכונה, הוא מהווה את הבינה העסקית.
אז איך מנהלים ידע?
הנה כמה עקרונות שיעזרו לכם לנהל את הידע בצורה היעילה ביותר:
-צוואר בקבוק – על כל הידע להגיע למקום אחד מרוכז, שם יוכל לעבור סינון מבוקר.
ידע שמפוזר בין המחלקות השונות הוא חסר תועלת, שכן מנהל ימצא את עצמו מבלה יותר זמן בחיפושים מיותרים מאשר שיעזר בידע.
ריכוז המידע למקום אחד יקל רבות על תהליך הסינון.
-סינון – קיימת הנחה לגבי ידע, שכמה יותר זה יותר טוב, אבל לא כך הדבר.
כשאנו מרבים במידע, עלול להצטבר מידע מיותר, שרק יקשה עלינו בתהליך הסינון והמיון, ונמצא את עצמנו נתקלים בידע לא רלוונטי, כשאנו מחפשים את מבוקשנו.
למשל, המתכון של אמא לפשטידת קישואים משבועות, שהיא לא תכין שוב לאחר תלונות האורחים.
המתכון סתם תופס מקום במחברת. ברגע שנסנן את הידע המיותר, נוכל להתמקד בידע הרלוונטי.
-תוכן עניינים – לו רק אמא הייתה יכולה לסדר את המתכונים לפי קטגוריות – מתוקים, בשר, פשטידות. הדבר היה מקל עלינו פלאים את ההתמצאות.
לכאורה זה נשמע מובן מאליו, אבל לא כל בית עסק מקפיד לסדר את הידע שלו לפי תוכן עניינים. הרבה ידע זה מעולה, אבל ידע מסודר ונגיש הוא קלף מנצח.
לדוגמה, הפרידו בין הידע הרלוונטי ללוגיסטיקה, שירות לקוחות, הפצה ושיווק וכן הלאה.
– שיתוף הוא המפתח – לעיתים שכשעובד צובר מיומנות או ידע מסוימים הוא מעדיף לשמור אותה לעצמו.
בין אם כדי לצבור יתרון על חברי הצוות, או בין אם כדי לזכות בשבחים או בקידום. תופעה זו נקראת ידע סמוי.
בתור מנהלים שרוצים לנהל את הידע בחברה, עלינו לעודד שיתוף בידע באמצעות מודל המתגמל עובדים שמשתפים.
עלינו לעורר את הרצון והמודעות אצל העובדים לשמר את הידע. יש לעודד את העובדים לכתוב מיילים, ולכתב את כל הגורמים הרלוונטיים.
עלינו לוודא שהידע זורם בחופשיות בין הדרגים השונים, מה שיאפשר ניהול ידע מוצלח שיניב תועלת רבה לעסק.
-כשתלך הידע ילך איתך – אף אחד לא אוהב לאבד עובד ותיק, בין אם בנסיבות טובות, ובין אם בנסיבות פחות טובות.
עובד שעוזב לאחר שצבר ותק בחברה, במיוחד במקרים של יציאה לפנסיה, הוא מקור ידע בלתי נדלה, שאסור לנו להרשות לעצמנו לאבד.
ניהול הידע צריך לקחת בחשבון שעובדים מתחלפים, וליצור מערכת שתאפשר לשמר את הידע.
הדבר יכול להיות על ידי ישיבות צוות תכופות, מיילים, קלסרים וארכיון בהם מתויקים כל המסמכים.
מן הצד השני, כאשר עובד חדש יגיע הדבר יקל עליו להיכנס לעניינים באופן מהיר, וללמוד את המידע הנדרש.
-להתאים את ניהול הידע לאופן העבודה – כל חברה מתנהלת באופן שונה, ולכן גם ניהול הידע יתבצע באופן שונה.
יש להתאים את אופן ניהול הידע לאופן העבודה, ולא להפך.
למשל, בחברה גדולה בה קיים מידור בין המחלקות, מומלץ למנות אחראי ניהול ידע שיהיה חשוף לכל המידע ויוכל לדאוג לניהולו בצורה היעילה ביותר.
בחברה גדולה ומסועפת, מומלץ למנות אחראי ידע בכל מחלקה, ולכנס אותם לפגישה אחת לכמה זמן, על מנת שיעבירו את הידע בין המחלקות.
פרקטיקה בניהול ידע
הבנו איך משנים את ההתנהלות, מעוררים את המודעות, ומשתמשים בידע שצברנו. נשאלת השאלה כיצד עושים זאת מבחינה פרקטית.
עומדות ברשותנו מספר אופציות לשימור הידע.
עסקים מסוימים יבחרו לעבוד עם פורטלים, או אתר אינטרנט, שם אפשר להעביר את המידע, ולאסוף תכנים יחד שמאורגנים בצורה מסודרת.
אופציה נוספת היא שילוב של המרכיב האנושי יחד עם המרכיב והווירטואלי וליצור מפגשים המתבססים על הידע בסביבה הטכנולוגית.
בתי עסק מסוימים, ובעיקר חברות גדולות, יבחרו לנהל את הידע שלהם בעזרת מנוע חיפוש של החברה, שניתן להקיש בו מילות מפתח על מנת לקבל מידע בנושא מסוים
האמצעים הם אינסופיים, והיו כאלה שיבחרו לנהל את המידע בקלסרים, מה שקצת מקשה את ההנגשה של הידע.
אמצעי נוסף שנפוץ ביותר הוא “אקסל”, שמאפשרת לסדר את הנתונים בצורה נוחה, “לפלטר” את החיפוש, לערוך חישובים, ולהפוך את הידע לבר יישום.
ניהול ידע בצה”ל
דוגמה לחשיבותו של ניהול הידע ולמה בכלל צריך אותו, ניתן לראות בצה”ל, שם נשמר תיעוד של פעילויות.
לעיתים החיילים מצוידים במצלמת גו-פרו לראשם, שומרים את הסרטונים מכל פעילות על מנת להקל על פעילויות בהמשך.
כאמור, לשמור את הידע זה קל, אך החכמה תהיה לארגן אותו ולשלוף אותו ברגע הנכון.
לפני היציאה לפעילות באיזור סמוך, ניתן לאתר את הסרטון מהעבר ולצפות בו, על מנת לקבל תמונה מלאה של איזור הפעילות.
שימו לב, שניהול הידע מהווה לעיתים יתרון טקטי קריטי, שיכול להכריע את הכף, ולהוות אס בשרוול.
אנשי מקצוע מומחי ניהול ידע
ניתן להיעזר באנשי מקצוע על מנת לקבל ייעוץ על האופן בו כדאי לנהל את הידע באופן המיטבי.
כאמור, כל עסק שונה ממשנהו, ולכן גם אופן ניהול הידע יהיה שונה.
אפשר לקבל ליווי של בעל מקצוע בתחום הבינה העסקית, כדי לקבל הכוונה כיצד לנהל את הידע בעסק באופן שמותאם אישית לעסק שלנו.
הדבר מהווה השקעה בעסק, שכן כאמור ניהול ידע יכול להוביל ליתרון משמעותי בעולם העסקי.
