מהי הדרכת שיירפוינט?
הדרכת שיירפוינט (SharePoint) היא תהליך הכשרה שבו לומדים להשתמש במערכת שיירפוינט,
פלטפורמה מבית מיקרוסופט לניהול ושיתוף מסמכים, תקשורת ארגונית, ויצירת סביבות עבודה משותפות.
במהלך ההדרכה, המשתתפים לומדים כיצד לנצל את הפלטפורמה כדי לשפר את זרימת העבודה,
לשתף מידע ולנהל פרויקטים בצורה אפקטיבית ומאובטחת.
בהדרכת שיירפוינט מכסים את הנושאים הבאים:
מבוא לשיירפוינט: הבנת המבנה והיכולות של המערכת, מטרותיה והשימושים השונים בה.
ניהול מסמכים ושיתוף קבצים: איך לשמור, לנהל ולשתף מסמכים באופן מבוקר תוך כדי
ניהול גרסאות ובקרה על שינויים.
אתרים ועמודים: בניית אתרי צוות ואתרים אישיים, עיצוב והגדרת עמודים וסביבות עבודה לפי צורכי המשתמשים.
ספריות ורשימות: יצירת ספריות ורשימות כדי לארגן ולעקוב אחר מידע חשוב ופרטי פרויקטים.
זרימות עבודה (Workflows): יצירת אוטומציות וזרימות עבודה לניהול תהליכים עסקיים, כמו אישור מסמכים
או עדכון סטטוסים.
הרשאות ואבטחה: ניהול גישה והרשאות לקבצים, אתרים ונתונים כדי להבטיח שמידע נשאר מאובטח ומוגבל בהתאם לצורך.
חיפוש והתמצאות: שימוש בכלי החיפוש בשיירפוינט לאיתור מידע וקבצים בקלות, כולל חיפושים מתקדמים והתאמה אישית.
שימוש באפליקציות ואינטגרציות: חיבור שיירפוינט לכלים נוספים כגון Microsoft Teams, Office 365, Power Automate
ואפליקציות אחרות כדי לשפר את חוויית השימוש ולייעל את העבודה.
הדרכת שיירפוינט מתאימה למגוון סוגי משתמשים, כולל עובדים, מנהלי פרויקטים, אנשי IT, מנהלי תהליכים ועוד.
מסלולים להדרכת שיירפוינט
הנה שלושה מסלולים מומלצים להדרכת שיירפוינט,
כל אחד מיועד לקהל יעד שונה ומעמיק ברמת המורכבות בהתאם לצורך.
מסלול 1: הדרכת יסודות שיירפוינט
מטרת הקורס:
היכרות בסיסית עם שיירפוינט והכרת כלים לשימוש יומיומי במערכת.
קהל יעד:
משתמשים חדשים, עובדים כלליים בארגון, מנהלי משרד.
נושאים נלמדים:
מבוא לשיירפוינט
שימוש בסיסי בספריות מסמכים ורשימות
יצירה ושיתוף קבצים
הגדרות הרשאות בסיסיות
שימוש בכלי החיפוש והתמצאות במערכת
משך הקורס:
4 שעות
מסלול 2: שיירפוינט למנהלי צוותים ופרויקטים
מטרת הקורס:
להקנות מיומנויות מתקדמות לניהול פרויקטים, מעקב אחר משימות ושיתוף פעולה צוותי באמצעות שיירפוינט.
קהל יעד:
מנהלי צוותים, ר”צים, מנהלי פרויקטים.
נושאים נלמדים:
יצירת אתרי צוות ועמודים מותאמים אישית
שימוש מתקדם בספריות ורשימות
ניהול גרסאות ובקרת מסמכים
עבודה עם כלי שיתוף קבצים והגדרות הרשאות מתקדמות
יצירת זרימות עבודה בסיסיות לניהול תהליכים
משך הקורס:
6 שעות (עם הפסקות)
מסלול 3: הדרכה מתקדמת לשיירפוינט לאנשי IT ומנהלי מערכות מידע
מטרת הקורס:
הקניית כלים מתקדמים לניהול והטמעת שיירפוינט בארגון, כולל אוטומציות, אינטגרציות ואבטחת מידע.
קהל יעד:
אנשי IT, מנהלי מערכות מידע, אנשי DevOps, ומנהלי תהליכים טכנולוגיים.
נושאים נלמדים:
הגדרת אתרים ותשתיות שיירפוינט בארגון
ניהול הרשאות ואבטחה מתקדמת
יצירת זרימות עבודה מורכבות עם Power Automate
אינטגרציה עם כלים חיצוניים (Microsoft Teams, Power BI)
תחזוקה וניטור המערכת
משך הקורס:
8 שעות (עם הפסקות)
שאלות ותשובות בנושא הדרכת שיירפוינט
ש: מהו הצורך בהדרכת שיירפוינט?
ת: שיירפוינט היא מערכת עשירה בכלים ומאפשרת מגוון רחב של פונקציות לשיתוף מסמכים,
ניהול פרויקטים ותקשורת פנימית בארגון.
ההדרכה מסייעת למשתמשים להכיר את המערכת, לייעל את עבודתם וללמוד איך לנצל
את הכלים כדי לעבוד ביעילות ובשיתוף פעולה עם הצוות.
ש: האם אפשר ללמוד שיירפוינט לבד, או שדרושה הדרכה מקצועית?
ת: אמנם ניתן ללמוד את הבסיס של שיירפוינט לבד, אך הדרכה מקצועית מאפשרת הבנה מעמיקה
של הפונקציות המתקדמות והיכרות עם כלים שרבים לא מודעים אליהם, כמו זרימות עבודה ואוטומציות.
הדרכה יכולה לחסוך זמן ולהבטיח ניצול מקסימלי של המערכת.
ש: האם ניתן לבצע את ההדרכה מרחוק?
ת: בהחלט. רבים מספקי ההדרכות מציעים הדרכות אונליין באיכות גבוהה, כך שניתן להשתתף מכל מקום.
זה מתאים במיוחד לצוותים שנמצאים באתרים שונים או עובדים מהבית.
ש: מה ההבדל בין הדרכת משתמשים רגילים להדרכת מנהלים?
ת: הדרכת משתמשים רגילים מתמקדת בכלים ובפונקציות הבסיסיות שנדרשים לעבודה יומיומית,
כמו ניהול מסמכים ושיתוף קבצים.
הדרכת מנהלים כוללת כלים לניהול פרויקטים, יצירת אתרי צוות מותאמים אישית,
ובקרות הרשאה מתקדמות לניהול צוותים ותהליכים.
ש: כמה זמן נדרש כדי להכיר את הפונקציות הבסיסיות של שיירפוינט?
ת: להיכרות עם הכלים הבסיסיים של שיירפוינט נדרשות לרוב 3-4 שעות.
הדרכות ממוקדות כאלה מספקות ידע בסיסי שיסייע לעובדים חדשים להשתמש במערכת בבטחה
ולהבין איך לשתף קבצים ולעבוד עם רשימות וספריות.
ש: האם שיירפוינט יכול להתחבר לכלים אחרים שאני משתמש בהם בעבודה?
ת: כן, שיירפוינט תומך באינטגרציה עם כלים רבים, במיוחד מ- Microsoft 365 כמו Teams, Outlook,
ו-Power Automate, המאפשרים אוטומציה של משימות, שיפור זרימת עבודה ותקשורת חלקה בין הצוותים.
ש: האם שיירפוינט מאובטחת לשימוש ארגוני?
ת: בהחלט. שיירפוינט היא פלטפורמה מאובטחת המיועדת לארגונים, עם אפשרות להגדרת הרשאות
ואבטחה ברמות שונות, כולל הצפנת מידע והגדרות מורכבות למניעת גישה לא מורשית.
ש: האם ניתן לקבל תמיכה לאחר ההדרכה?
ת: חלק מספקי ההדרכות מציעים תמיכה גם לאחר סיום הקורס.
התמיכה יכולה לכלול מפגשי רענון, גישה למדריכים כתובים או מצולמים,
ולעיתים אף תמיכה טכנית בתקלות מורכבות.
ש: מה העלות של הדרכת שיירפוינט לצוות שלם?
ת: העלות משתנה בהתאם למסלול ההדרכה, מספר המשתתפים והאופן שבו היא מועברת
(פרונטלית או אונליין). עלות לקבוצה יכולה להיות בין 4,000 ל-15,000 ש”ח,
אך יש חברות המציעות מחירים מיוחדים עבור הדרכות מרוכזות לעובדים בארגון.
ש: האם צריך רישיון מיוחד לשימוש בשיירפוינט?
ת: כן, שיירפוינט היא חלק מחבילת Microsoft 365, והגישה אליה ניתנת בהתאם לרישיון המנוי של הארגון.
ישנם סוגים שונים של רישיונות עם רמות פונקציונליות שונות, כך שמומלץ לבדוק מה כלול ברישיון
הספציפי של הארגון שלכם.

